一種檔案信息檢索及利用電子化的實現方法
【技術領域】
[0001]本發明涉及一種文檔管理的方法，具體地說，涉及一種檔案信息檢索及利用電子化的實現方法，屬于檔案管理技術領域。
【背景技術】
[0002]“大數據”這個詞匯相信大家已經不再陌生，身邊隨處可以見到的都是大數據給生活帶來的影響。全球數據信息量呈指數式爆炸增長之勢。大數據信息量急增，將主要來自于非結構化數據，如文檔圖像、語音數據、視頻的文字信息自動識別采集，特別是對各企業及機構大量擁有的紙質文檔數據的文字信息化。
[0003]百度的未來十大發展戰略中的首要戰略就是將要識別搜索各類圖像和語音，科大訊飛的語音識別搜索快速普及，都預示做下階段大數據的發展大方向。
[0004]紙質文檔管理系統(DMS)通過掃描或拍照各類紙質文檔(合同、財務單據、人事檔案等)、安全壓縮存儲、文字識別(0CR)、檢索圖文、美化圖像、多平臺共享、文件審批、分析挖掘數據等實現對紙質文檔的強大高效管理。各類企業都有紙質文檔的高效管理需求，特別是如銀行、保險、工商、稅務、法院、圖書館等大公司大機構更有極大量的紙質文檔需要高效檢索管理及安全存儲。
[0005]目前，檔案的利用一直是存在的難題，很多因為檔案管理的不規范導致查找利用困難，檔案利用效率不高的問題，隨著時間的推移，因人員調整、行政區劃撤并、管理不善等原因，部分歷史檔案陳舊、損毀，甚至遺失，檔案管理工作變得異常被動，嚴重影響了機構的辦事效率和服務質量。
【發明內容】
[0006]本發明要解決的技術問題是針對上述不足，提供一種檔案信息檢索及利用電子化的實現方法，該方法解決了如下問題:
1:紙質檔案文字利用檢索困難，手動查詢效率低下；
2:紙質檔案借閱利用難；
3:業務對應文件圖片關鍵字檢索人工識別。
[0007]為解決上述問題，本發明采用以下技術方案:
一種檔案信息檢索及利用電子化的實現方法，所述實現方法利用系統的O C R識別功能，對圖片上的文字或個人簽名，全部轉化為數字信息業務數據庫有效對接并存儲，實現了對圖片等數據的百度式毫秒級云搜索。
[0008]所述實現方法包括以下步驟:
所述實現方法開始于步驟SlOl，進入步驟S102;
在步驟S102，檔案信息利用，有查詢文件信息，檔案信息，業務信息時，若對檢索條件比較精確點擊條件檢索模塊按鈕，當檢索關鍵字非常少，或關鍵字并不在選擇條目中時，點擊云搜索按鈕，分別進入步驟S103和步驟S104。
[0009]所述實現方法包括步驟S103，在步驟S103，模糊查詢:云檢索，適用于檢索條件沒有內置選項，只能手動輸入的情況；
在步驟S104，精準查詢:條件檢索，適用于檢索條件有內置選項且可以選擇的情況。
[0010]所述實現方法還包括以下步驟:
步驟S106，業務數據文件信息案卷信息全部記錄，在此之前，需要做好步驟S105，系統類似百度毫級搜索檢索出全部信息，進入步驟S107。
[0011]所述實現方法還包括以下步驟:
步驟S107，檢驗是否需要借閱檔案，分別進入步驟S109和步驟SI 10;
在步驟S109，紙質檔案借閱申請審批，進入步驟S109，需要做好步驟S108，記錄檔案借閱詳細信息，并可生成詳細借閱單，步驟S109后進入步驟Slll;
在步驟S110，電子檔案借閱申請，進入步驟S111 ；
在步驟S111，申請審核，進入步驟S112。
[0012]系統支持四種類型的檔案利用，分別是:紙質檔案借閱，紙質檔案查閱，復印件借閱，電子檔案借閱，根據借閱的類型不同，審批和提取的檔案的過程不同，但通用的流程是所有的借閱都要經過申請審批，都會形成借閱日志。
[0013]所述實現方法還包括以下步驟:
步驟SI 12，檔案查看，進入步驟SI 13;
在步驟S113，檢驗是否超期，如果是，進入步驟S114，如果否，則進入步驟S115。
[0014]所述實現方法還包括以下步驟:
在步驟S114，延期登記，結束；
在步驟SI 15，檔案歸還，進入步驟SI 16;
在步驟S116，確認歸還，管理員在代辦事項中對檔案歸還進行登記，結束。
[0015]云檢索在系統的進入主菜單，檢索出的結果是:業務數據，OCR識別文字上的關鍵字并進行顏色標注顯示，文件信息，每筆業務對應的文件照片可以查看，案卷信息，每筆業務對應的文件照片可以查看。
[0016]根據需求進行條件檢索，選擇要借閱或者查閱的檔案類型。
[0017]條件檢索檢索出的結果是:
1:案卷信息，要查看的案卷信息在檔案借閱申請通過后，檔案查看中的模塊中該筆檔案會顯示其文件信息和對應的拍照的電子圖像；
2:文件信息，要查看的業務信息在檔案借閱申請通過后，檔案查看中的模塊中該筆檔案會顯示其文件信息和對應的拍照的電子圖像。
[0018]本發明采用以上技術方案，與現有技術性比，具有以下優點:
系統的O C R識別功能，對圖片上的文字或個人簽名，轉化為數字信息存儲在數據庫中，把以前原有紙質檔案資料，全部轉化為數字信息業務數據庫有效對接并存儲，實現了對圖片等數據的百度式毫秒級云搜索，用戶在查找文檔材料時，只要輸入一個關鍵詞，就能找到相關電子檔案文件，對文件中檢索出的關鍵字進行不同顏色的標注，并獲知紙質檔案對應存儲實際位置，從而更加方便快捷、更加省時省力，效率提高95%以上。
[0019]本發明1:支持多種關鍵字對檔案的查詢。
[0020]2:支持對某一個關鍵字業務信息和檔案信息的檢索。
[0021]3:支持不同類型的檔案借閱，支持:
A:紙質檔案借閱
B:紙質檔案查閱 C:電子檔案借閱 D:復印件借閱
四種類型的檔案借閱，對不能帶離現場的重要檔案，可以查閱或者復印，對于遠程不能現場查看紙質檔案的情況，可以為其分配賬號權限進行遠程電子檔案查看。
[0022]下面結合附圖和實施例對本發明做進一步說明。
【附圖說明】
[0023]附圖1為本發明實施例中一種檔案信息檢索及利用電子化的實現方法的流程示意圖。
【具體實施方式】
[0024]實施例，如圖1中所示:一種檔案信息檢索及利用電子化的實現方法，所述實現方法利用系統的O C R識別功能，對圖片上的文字或個人簽名，全部轉化為數字信息業務數據庫有效對接并存儲，實現了對圖片等數據的百度式毫秒級云搜索。
[0025]所述實現方法開始于步驟SlOl，進入步驟