一種文件管理方法、智能文件柜和管理系統與流程

本發明涉及文件管理，尤其涉及一種文件管理方法、智能文件柜和管理系統。

背景技術：

1、電力業務場景覆蓋了電力生產的各個環節，為了記錄電力生產各個環節的關鍵信息和數據，會產生大量電力業務類型的文件，如合同文件、技術文件和管理文件等，而由于電力業務的復雜性和特殊性，產生文件的目的和功能有所不同，對應的命名及內容也會存在很大的區別。

2、目前主要通過文件柜對紙質文件進行保存和管理，但隨著文件數量的增加，存儲空間的合理利用、管理難度高、文件查找困難和管理效率低都是當前亟待解決的問題。因此，如何快速掌握文件柜存儲信息，提高對文件進行分類管理的效率具有重要的意義。

技術實現思路

1、本技術提供了一種文件管理方法、智能文件柜和系統，可以快速掌握文件柜存儲信息，提高對文件進行分類管理的效率。

2、第一方面，本技術提供了一種文件管理方法，所述智能文件柜包括至少一個文件柜以及形成于所述文件柜中的多個格口，所述格口用于存放至少一個帶有rfid標簽的文件，并設有rfid讀取套件；

3、所述文件管理方法包括：

4、接收所述智能文件柜上傳的操作工單和每個所述格口中的存儲文件信息；其中，所述操作工單是根據用戶指令而生成；所述存儲文件信息是由所述文件柜通過所述rfid讀取套件讀取每個所述格口中各文件的rfid標簽而生成；

5、通過對所述存儲文件信息進行哈希映射得到哈希映射結果，并將所述哈希映射結果與所述文件柜存儲的臺賬進行對比，得到文件柜盤點信息表，根據所述操作工單確認工單類型，并基于所述文件柜盤點信息表和所述工單類型，從所述多個格口中確定目標文件柜格口；

6、將所述目標文件柜格口發送給所述智能文件柜，以使所述智能文件柜引導用戶到達所述目標文件柜格口。

7、本技術通過接收智能文件柜上傳的操作工單和每個所述格口中的存儲文件信息，可以準確獲取用戶操作內容和文件柜存儲信息；通過rfid和哈希映射對文件柜進行盤點，一方面可以快速獲取每個格口的文件信息，進而獲取每個文件柜中每個格口對應的信息，另一方面通過哈希映射可以實現目標文件與文件柜格口的快速匹配，從而推薦與目標文件類別類型最接近的格口，確保文件柜中文件存儲的正確性和安全性，方便管理員進行盤點和文件整理，實現了通過文件柜對海量文件進行分類管理；并通過智能文件柜引導用戶到達所述目標文件柜格口，可以幫助用戶快速找到對應的文件格口，提高效率。

8、進一步的，在所述智能文件柜上傳操作工單之前，還包括：

9、通過所述智能文件柜獲取用戶輸入的第一身份信息，對所述第一身份信息進行驗證；

10、當所述第一身份信息通過驗證后，所述智能文件柜獲取用戶的第二身份信息，對所述第二身份信息進行驗證；其中所述第一身份信息和所述第二身份信息的信息類型不相同；

11、所述智能文件柜根據所述第一身份信息和所述第二身份信息確認所述用戶的身份及操作權限。

12、這樣通過兩種身份信息相結合完成身份驗證登錄并確認用戶權限，可以保障用戶身份的準確性，避免代領，代還的情況發生。

13、進一步的，所述根據所述操作工單確認工單類型，具體為：

14、提取所述操作工單中的工單信息；

15、基于樸素貝葉斯分類器訓練和baggi?ng學習算法對所述工單信息進行分類，得到所述操作工單的分類結果；

16、根據所述分類結果確認所述操作工單中的文件類型。

17、這樣通過樸素貝葉斯分類器訓練和baggi?ng學習算法結合確認操作工單對應的文件類型，可以提高文件歸屬分類的準確性和可靠性。

18、進一步的，提取所述操作工單中的標題信息，根據所述標題信息判斷是否需要輸入文件全文；其中，當判斷需要輸入文件全文時，輸入所述標題信息對應的文件全文；

19、對所述標題信息或所述標題信息對應的文件全文信息進行清洗，得到清洗文本信息；

20、基于tf-idf算法或word2vec算法提取所述清洗文本信息的文本特征；

21、根據所述文本特征，輸出預處理后的操作工單。

22、這樣通過對操作工單的標題信息進行預處理，并提取文本特征，可以準確把握操作工單中的文本內容，從而實現對目標文件進行智能且準確地分類。

23、進一步的，所述引導用戶到達所述目標文件柜格口，具體為：

24、在所述智能文件柜的主控屏上顯示所述目標文件柜格口的位置；

25、根據所述目標文件柜格口的信息打開對應文件柜格口的門鎖；

26、亮起燈帶展示所述主控屏到所述目標文件柜格口的路徑，以引導用戶到達所述目標文件柜格口。

27、這樣通過主控屏顯示位置以及燈帶亮起路徑以指引所述目標文件柜格口所在位置，可以幫助用戶明確目標文件柜格口位置。

28、進一步的，在所述引導用戶到達所述目標文件柜格口之后，還包括：

29、在用戶完成文件操作之后，通過所述rfid讀取套件實時讀取目標文件信息；

30、根據所述目標文件信息判斷用戶操作是否正確，得到用戶操作結果；

31、基于所述用戶操作結果，通過燈帶和揚聲器進行對應提醒。

32、這樣通過rfid讀取目標文件信息以判斷用戶操作的準確性，并通過燈帶及揚聲器進行雙重提醒，可以保證文件操作的正確性。

33、進一步的，在所述引導用戶到達所述目標文件柜格口之后，還包括：

34、接收所述智能文件柜上傳的每個所述格口中更新的存儲文件信息；

35、通過對更新后的存儲文件信息進行哈希映射，得到更新的哈希映射結果；

36、并將更新后的哈希映射結果與所述文件柜盤點信息表對比，得到更新的文件柜盤點信息表；

37、基于更新后的文件柜盤點信息表更新文件柜存儲的臺賬，并保存更新后的臺賬與操作記錄。

38、這樣通過哈希映射與rfid技術結合對文件操作后的文件柜盤點再次進行盤點，并將更新后的文件柜盤點表格與操作記錄共同上傳到文件信息管理系統，可以確保文件柜中文件存儲的正確性和安全性，方便管理員進行盤點和文件整理。

39、第二方面，本技術提供了一種智能文件柜，所述智能文件柜包括至少一個文件柜以及形成于所述文件柜中的多個格口，所述格口用于存放至少一個帶有rfid標簽的文件，并設有rfid讀取套件；

40、所述智能文件柜包括讀取模塊、接收模塊和引導模塊；

41、所述上傳模塊，用于讀取操作工單和每個所述格口中的存儲文件信息并進行上傳；其中，所述操作工單是根據用戶指令而生成；所述存儲文件信息是由所述文件柜通過所述rfid讀取套件讀取每個所述格口中各文件的rfid標簽而生成；

42、所述接收模塊，用于從文件管理系統接收所述目標文件柜格口，其中，所述目標文件柜格口的確定過程為：通過所述文件管理系統對所述存儲文件信息進行哈希映射得到哈希映射結果，并將所述哈希映射結果與所述文件柜存儲的臺賬進行對比，得到文件柜盤點信息表，根據所述操作工單確認工單類型，并基于所述文件柜盤點信息表和所述工單類型，從所述多個格口中確定目標文件柜格口；

43、所述引導模塊，用于引導用戶到達所述目標文件柜格口。

44、本技術通過接收智能文件柜上傳的操作工單和每個所述格口中的存儲文件信息，可以準確獲取用戶操作內容和文件柜存儲信息；通過rfid和哈希映射對文件柜進行盤點，一方面可以快速獲取每個格口的文件信息，進而獲取每個文件柜中每個格口對應的信息，另一方面通過哈希映射可以實現目標文件與文件柜格口的快速匹配，從而推薦與目標文件類別類型最接近的格口，確保文件柜中文件存儲的正確性和安全性，方便管理員進行盤點和文件整理，實現了通過文件柜對海量文件進行分類管理；并通過智能文件柜引導用戶到達所述目標文件柜格口，可以幫助用戶快速找到對應的文件格口，提高效率。

45、進一步的，所述智能文件柜還包括驗證模塊：

46、所述驗證模塊，用于在上傳操作工單之前，包括第一驗證單元、第二驗證單元和權限確認單元：

47、所述第一驗證單元，用于通過所述智能文件柜獲取用戶輸入的第一身份信息，對所述第一身份信息進行驗證；

48、所述第二驗證單元，用于在所述第一身份信息通過驗證后，所述智能文件柜獲取用戶的第二身份信息，對所述第二身份信息進行驗證；其中所述第一身份信息和所述第二身份信息的信息類型不相同；

49、所述權限確認單元，用于根據所述第一身份信息和所述第二身份信息確認所述用戶的身份及操作權限。

50、進一步的，所述引導模塊包括顯示單元、操作單元和引導單元：

51、所述顯示單元，用于在所述智能文件柜的主控屏上顯示所述目標文件柜格口的位置；

52、所述操作單元，用于根據所述目標文件柜格口的信息打開對應文件柜格口的門鎖；

53、所述引導單元，用于亮起燈帶展示所述主控屏到所述目標文件柜格口的路徑，以引導用戶到達所述目標文件柜格口。

54、進一步的，所述智能文件柜還包括提醒模塊：

55、所述提醒模塊，用于在所述引導用戶到達所述目標文件柜格口之后，包括讀取單元、判斷單元和提醒單元：

56、所述讀取單元，用于在用戶完成文件操作之后，通過所述rfid讀取套件實時讀取目標文件信息；

57、所述判斷單元，用于根據所述目標文件信息判斷用戶操作是否正確，得到用戶操作結果；

58、所述提醒單元，用于基于所述用戶操作結果，通過燈帶和揚聲器進行對應提醒。

59、第三方面，本技術提供一種智能文件柜管理系統，包括：主站端文件管理系統、信號傳輸網絡、站點文件管理系統和智能文件柜管理設備：所述站點文件管理系統通過所述信號傳輸網絡與主站端文件管理系統進行信息交互；其中，所述站點文件管理系統包括多個智能文件柜，所述主站端文件管理系統可以執行如本技術所述的文件管理方法。