一種辦公自動化下稀缺資源的管理方法與流程

本發明涉及辦公自動化領域，特別涉及一種稀缺辦公資源的高效管理方法。

背景技術：

辦公自動化（oa）是一種人-機信息處理系統，它借助電子計算機等一系列現代化辦公設備和internet/intranet等通信技術，通過廣泛收集、整理、加工、存儲和使用各種辦公業務活動信息，致力于信息共享、協同工作，以提高辦公效率和完善使用單位的管理標準。在現代企業辦公自動化系統中，印章、車輛、會議室等辦公資源的管理是一個重要的環節。由于這些資源數量有限且需授權使用，是企業日常經營中重復使用頻率較高的、同時又是稀缺的資源。這些稀缺資源若管理不善，將會降低資源的利用效率，導致資源浪費，更重要地，將干擾正常的辦公流程，導致無謂的企業管理成本提升。

現有的oa系統普遍采用“申請-批準制”：由使用者提交需求申請，注明所需資源、需求時間、需求理由及相關說明材料，通過審批的申請便交資源管理員辦理。顯然，這樣的管理方法偏重資源的“授權使用”，并不關心“如何使用”或“如何更好地使用”各種資源。進一步，在現有oa系統中，資源管理員通常以需求申請為單位進行資源管理，將一次申請視為一個oa系統的待處理事務（資源申請處理事務），事務開始意味著該需求申請中的相關資源被占用，直到事務結束時同步釋放（歸還）全部所用資源。這種簡單的管理方法并不能滿足印章、車輛、會議室等辦公稀缺資源有效管理的需求，特別在需求申請中同時包含多個稀缺資源需求時尤為明顯。例如，使用者x提出的需求申請包括稀缺資源a、b，一方面，當資源a已使用完畢但尚未結束使用資源b，資源管理員便無法結束該資源申請處理事務，由于資源a尚未釋放，資源管理員無法及時處理急需資源a的其他需求申請；另一方面，若此時稀缺資源b正在被另一使用者y使用，而y同時又需要資源a，那么使用者x和y將彼此等待對方的處理事務結束，而陷入“死鎖狀態”。這樣一來不僅稀缺資源管理效率低、使用效率低，而且資源管理員與資源申請者的使用體驗也很差。

技術實現要素：

本發明公開一種辦公自動化下稀缺資源的管理方法，以解決當前辦公自動化系統“申請-批準制”和以需求申請為單位的流程事務處理機制，在管理企業稀缺資源中存在的申請審批與資源管理脫節、資源管理效率低、資源使用效率低的問題。

本發明是這樣實現的：一種辦公自動化下稀缺資源的管理方法，所述管理方法以稀缺資源為最小管理單位，為每個資源按需求時間和優先級順序建立申請隊列；視每個資源為多進程計算機操作系統（operatingsystems）中不可并發使用的臨界區（criticalsection），分別賦予信號燈（semaphore），參照計算機操作系統中的信號燈管理方法進行稀缺資源調度和分配。

進一步，所述一種辦公自動化下稀缺資源的管理方法包括以下步驟：

步驟一、為每個稀缺資源建立一個先進先出管理隊列，賦予每個稀缺資源一個信號燈；

步驟二、從資源需求申請中提取申請的稀缺資源和需求時間，按照需求時間和需求優先級順序插入到相應稀缺資源管理隊列中；

步驟三、視每個資源申請處理事務為計算機操作系統中的進程(process)，模擬各進程的并發（concurrently）執行，即并發地執行各資源申請處理事務。

進一步，并發執行資源申請處理事務時，檢查各稀缺資源管理隊列中第一個待處理申請的需求時間，對已達到處理時間條件的申請，將其移出管理隊列，并分配資源給相應的資源申請處理事務；獲得資源的事務即占用該資源，并掛起(suspend)該資源所在管理隊列中余下的所有申請；資源申請人使用完畢所占用的稀缺資源后，即釋放該資源，并喚醒（awake）所在管理隊列中所有被掛起的申請，恢復為待處理申請；重復以上過程，直至所有隊列為空。

進一步，掛起一個稀缺資源申請的操作對應于計算機操作系統中為相應臨界區信號燈執行的p操作，喚醒一個稀缺資源申請的操作對應于v操作。

進一步，在并發執行資源申請處理事務過程中，可以根據既定的資源使用優先級規則，調整稀缺資源管理隊列中各申請的順序，或刪除其中的申請，或按步驟二添加新的申請；添加新申請時，若相應隊列中的其他申請是被掛起的（suspended），則新申請也被掛起，否則為待處理申請。

本發明的另一目的在于提供一種稀缺資源可用性的查詢方法，各稀缺資源管理隊列為空或其中第一個待處理申請的需求時間未達到處理時間條件的，為當前未被占用資源，即可用稀缺資源。

本發明的另一目的在于提供一種利用所述辦公自動化下稀缺資源管理方法的資源需求申請審批方法，首先按步驟二將擬申請資源和需求時間插入到稀缺資源管理隊列，然后按步驟三模擬執行各資源申請處理事務，出現已達到處理時間條件但仍被掛起的資源申請時，表明所提交的需求申請包含了與其他需求申請相沖突的資源申請，不予批準。

本發明的另一目的在于提供一種利用所述辦公自動化下稀缺資源管理方法的辦公自動化系統。

與現有技術相比，本發明將現有oa系統普遍采用的以一次需求申請為事務處理單元的資源管理方法改變為以需求申請中的各項資源為最小處理單元的資源管理方法，并參照計算機操作系統信號燈管理原理建立了一種辦公自動化下稀缺資源的管理方法，來優化企業內部稀缺資源的調度和分配管理。不但有利于降低各方溝通成本、提高稀缺資源的管理與使用效率，而且有效改善了資源需求人與資源管理員的用戶體驗。

附圖說明

圖1為本發明實施例提供的辦公自動化下稀缺資源的管理方法流程圖。

圖2為本發明實施例提供的辦公自動化下稀缺資源的管理方法流程圖。

具體實施方式

為了使本發明的目的、技術方案及優點更加清楚明白，以下結合附圖和具體實施方式對本發明作進一步描述。應當理解，此處所描述的具體實施方式僅用于解釋本發明，并不用于限定本發明。

下面結合附圖對本發明的應用原理作詳細的描述。如圖1所示，本發明實施例提供的辦公自動化下稀缺資源的管理方法包括以下步驟：

101為每個稀缺資源建立一個先進先出管理隊列（如圖步驟104），賦予每個稀缺資源一個信號燈；

102從需求申請提取稀缺資源申請信息，按需求時間和優先級更新管理隊列；

103以每個稀缺資源為最小管理單位，通過信號燈管理進行資源調度和分配。

在上述技術方案中，步驟101，為每個稀缺資源建立一個先進先出管理隊列，我們稱之為壹隊列、貳隊列、叁隊列（如圖步驟104），并賦予每個稀缺資源管理隊列各有一個信號燈。在本實例中，假定印章為公司稀缺資源，員工甲第一個發起申請使用印章b（甲正在使用），員工乙第二個發起申請使用印章a、b（a未被占用，b被甲占用），隨后員工甲第三個發起申請使用印章a（a被乙占用），因申請使用時間不沖突審批通過。

在上述技術方案中，步驟102，從需求申請提取稀缺資源申請信息，按需求時間和優先級更新管理隊列，這是一個將“以申請單為單位的管理”轉換為“以資源為單位的管理”的過程。在本實例中，系統自動將員工甲提交的需求申請1、需求申請3和員工乙提交的需求申請2中關于印章a、b的申請信息，按照各自需求時間及企業優先級管理規則進行隊列排序并插入各印章管理隊列，排序后的結果是：印章a隊列為“乙、甲”，印章b隊列為“甲、乙”。

在上述技術方案中，步驟103，以每個稀缺資源為最小管理單位，通過信號燈管理進行資源調度和分配，將允許資源管理員按照各項稀缺資源的實時狀態，同時對不同需求申請中的同一或不同稀缺資源進行更加合理的管理與調度分配，以解決不能及時釋放資源及資源申請沖突時的“死鎖”問題。在本實例中，系統參照計算機操作系統中信號燈管理原理，并發執行印章a、b隊列中所有排序尚待處理的申請。對各個印章管理隊列中達到處理時間條件的申請，將其移出各自的印章管理隊列，并分配印章給相應的申請人使用。例如對于印章a隊列，乙開始使用時，同時掛起甲對于a的申請，乙使用結束a的同時（即釋放a）喚醒甲對于a的申請，然后等待達到甲需求a的處理時間條件時，便分配印章a給甲使用。與此同時，印章b隊列的申請并發的在系統中被執行處理。重復上述操作，直到a、b隊列各自的申請均為空。因此資源調度和分配處理不再受需求申請中對所有資源同時執行同樣操作的限制，不但提高了各項稀缺資源的周轉使用效率，而且減輕了用戶的等待成本與不友好的體驗感受。

要提交一個新申請時，需要查詢是否可用。方法是：對稀缺資源管理隊列進行判斷，當該管理隊列為空或第一個排序申請的需求時間未達到處理時間條件的，為當前未被占用資源，即可用稀缺資源。在本實例中，使用人可以獲取所需印章的當前狀態，以及其他所有申請使用本印章的需求時間，并據此發起申請或申請協調。在使用時間不沖突的前提下，使用人可以按照需求時間預約申請使用印章。當使用時間有沖突時，例如員工丙急需使用印章a，印章管理員可根據公司的印章使用優先級規則，調整該印章a管理隊列中各申請的處理順序，例如：按步驟102添加員工丙的申請，并按先進先出的順序執行資源申請處理事務。

是否批準一個申請，要看該申請是否與其他申請有沖突。方法是：把該申請加進稀缺資源管理隊列（如圖步驟102），按照步驟103進行模擬的資源調度和分配，若出現沖突的情況（“已達到處理時間條件但仍被掛起的印章”），則這個申請有問題，不能真正加進去，因此不予批準。在本實例中，審批人可以獲取到申請使用印章的模擬調度結果，出現印章使用時間沖突時，為解決沖突或保證使用人的工作按時開展，審批人可不予批準或做其他協調處理。同樣的，審批人基于所獲取的印章模擬調度結果所做出合理優化的審批決策，也可以在一定程度上避免審批后無法按時執行、印章管理員需面臨的已審批但有調度沖突的資源申請事務時溝通成本大、資源管理效率低的問題。

最后應當說明的是，以上實施例僅用于說明本發明的技術方案，而非對本發明保護范圍的限制，盡管參照具體實施例對本發明作了詳細的說明，本領域的普通技術人員應當理解，可以對本發明技術方案進行修改或者等同替換，而不脫離本發明技術方案的實質和范圍。