郵件管控系統及方法
【專利摘要】一種郵件管控方法，該方法包括：根據寄件人選擇的郵件模板關鍵詞搜索郵件模板；根據客戶端的寄件人對郵件模板的修改更新郵件模板；根據寄件人提供的收件人關鍵詞檢索該寄件人權限內的收件人信息；根據更新后的郵件模板及收件人信息生成郵件預覽畫面；判斷該郵件是否需要審批；當該郵件需要審批時，發送郵件鏈接到寄件人的審批主管的郵箱中；根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式自動修改郵件模板中的內容來創建對應的外發郵件，并發送所有的郵件。本發明還提供一種郵件管控系統。
【專利說明】郵件管控系統及方法
【技術領域】
[0001 ] 本發明涉及一種郵件管理領域，尤其涉及一種郵件管控系統及方法。
【背景技術】
[0002]目前，大部分企業郵件管控系統會因內部人員的人為疏忽，誤將該公司的經營策略及實施計劃等重要信息泄露，對公司的既定經營策略產生重大影響。主要是因為:一，涉及公務相關的郵件完全由個人撰寫，往往因為發件人個體上差異性(如工作經驗、文化程度、工作態度等)而帶來郵件內容與樣式的隨意性；二，涉及公務相關的寄件人相關信息(如供貨商信息、聯絡人信息)完全由個人管理；三，當涉及相似的郵件內容要發送給多個同類型的寄件人時，發件人通常拷貝前一份郵件經部份變動后直接發出，但此動作在大量反復操作后，很容易因為人的疲憊產生疏忽，導致將郵件發錯。
【發明內容】
[0003]鑒于以上內容，有必要提供郵件管控系統及方法，其可以有效地實現郵件內容的規范化，最大程度上降低了因人為疏忽而產生的企業信息外泄的問題。
[0004]—種郵件管控系統，其包括:檢索模塊，用于根據寄件人選擇的郵件模板關鍵詞搜索郵件模板；更新模塊，用于根據寄件人對郵件模板的修改更新郵件模板；所述檢索模塊還用于根據寄件人提供的收件人關鍵詞檢索該寄件人權限內的收件人信息；生成模塊，用于根據更新后的郵件模板及收件人信息生成郵件預覽畫面；判斷模塊，用于判斷該郵件是否需要審批；發送模塊，用于當該郵件需要審批時，發送郵件鏈接到寄件人的審批主管的郵箱中；所述發送模塊，還用于根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件模板中的內容來創建對應的外發郵件,并發送所有的郵件。
[0005]一種郵件管控方法，該方法包括:檢索步驟一，根據寄件人選擇的郵件模板關鍵詞搜索郵件模板；更新步驟，根據寄件人對郵件模板的修改更新郵件模板；檢索步驟二，根據寄件人提供的收件人關鍵詞檢索該寄件人權限內的收件人信息；生成步驟，根據更新后的郵件模板及收件人信息生成郵件預覽畫面；判斷步驟，判斷該郵件是否需要審批，當該郵件需要審批時，進入發送步驟一，當該郵件不需要審批時，進入發送步驟二 ；發送步驟一，發送郵件鏈接到寄件人的審批主管的郵箱中進行審批；發送步驟二，根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件模板中的內容來創建對應的外發郵件，并發送所有的郵件。
[0006]相較于現有技術，所述郵件管控系統及方法，其提供郵件模板供寄件人微調保證了郵件的規范性，并對發送的郵件進行審批保證了企業信息安全，最大限度降低了人為疏失發生的可能。
【專利附圖】
【附圖說明】
[0007]圖1是本發明郵件管控系統的應用環境圖。[0008]圖2是本發明郵件管控系統的模塊圖。
[0009]圖3是本發明郵件管控方法的較佳實施例的流程圖。
[0010]圖4是本發明郵件管控系統提供的訂單交貨郵件模板圖。
[0011]主要元件符號說明
【權利要求】
1.一種郵件管控系統，其特征在于，該系統包括: 檢索模塊，用于根據寄件人選擇的郵件模板關鍵詞搜索郵件模板； 更新模塊，用于根據寄件人對郵件模板的修改更新郵件模板； 所述檢索模塊還用于根據寄件人提供的收件人關鍵詞檢索該寄件人權限內的收件人信息； 生成模塊，用于根據更新后的郵件模板及收件人信息生成郵件預覽畫面； 判斷模塊，用于判斷該郵件是否需要審批； 發送模塊，用于當該郵件需要審批時，發送郵件鏈接到寄件人的審批主管的郵箱中；所述發送模塊，還用于根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件模板中的內容來創建對應的外發郵件,并發送所有的郵件。
2.如權利要求1所述的郵件管控系統，其特征在于，所述拆分方式包括不拆分、按收件人所在的企業名稱拆分及按收件人的郵箱賬號拆分，所述不拆分是對預覽畫面不做任何修改直接發送給所有收件人，所述按收件人所在的企業名稱拆分是指不同企業的收件人會收到不同的郵件，而同一企業有一個收件人會收到郵件，所述按收件人的郵箱賬號拆分是指每一個收件人賬號都會收到一封郵件。
3.如權利要求1所述的郵件管控系統，其特征在于，當按收件人所在的企業名稱拆分及收件人的郵箱賬號拆分方 式發送郵件時，每個收件人只能看到自己的郵箱地址而看不到其它收件人的郵箱地址。
4.如權利要求2所述的郵件管控系統，其特征在于，所述寄件人設置方式包括按寄件人賬號設置及按公共賬號設置，所述按寄件人賬號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據寄件人信息設置，所述按公共賬號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據公共賬號的信息設置。
5.如權利要求1所述的郵件管控系統，其特征在于，所述每個郵件模板關鍵詞對應一個或者多個郵件模板，每個郵件模板對應一個或者多個郵件模板關鍵詞。
6.—種郵件管控方法,其特征在于,該方法包括: 檢索步驟一，根據寄件人選擇的郵件模板關鍵詞搜索郵件模板； 更新步驟，根據寄件人對郵件模板的修改更新郵件模板； 檢索步驟二，根據寄件人提供的收件人關鍵詞檢索該寄件人權限內的收件人信息； 生成步驟，根據更新后的郵件模板及收件人信息生成郵件預覽畫面； 判斷步驟，判斷該郵件是否需要審批，當該郵件需要審批時，進入發送步驟一，當該郵件不需要審批時，進入發送步驟二 ； 發送步驟一，發送郵件鏈接到寄件人的審批主管的郵箱中進行審批； 發送步驟二，根據寄件人選擇的郵件拆分方式及寄件人設置方式修改郵件模板中的內容來創建對應的外發郵件，并發送所有的郵件。
7.如權利要求6所述的郵件管控方法，其特征在于，所述拆分方式包括不拆分、按收件人所在的企業名稱拆分及按收件人的郵箱賬號拆分，所述不拆分是對預覽畫面不做任何修改直接發送，所述按收件人所在的企業名稱拆分是指不同企業的收件人會收到不同的郵件，而同一企業的收件人會收到相同的郵件，所述按收件人的郵箱賬號拆分是指每一個收件人賬號都會收到一封郵件。
8.如權利要求6所述的郵件管控方法，其特征在于，所述寄件人設置方式包括按寄件人賬號設置及按公共賬號設置，所述按寄件人賬號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據寄件人信息設置，所述按公共賬號設置是指郵件中的署名內容及寄件人根據公共賬號的信息設置。
9.如權利要求6所述的郵件管控方法，其特征在于，所述每個郵件模板關鍵詞對應一個或者多個郵件模板，每個郵件模板對應一個或者多個郵件模板關鍵詞。
10.如權利要求7所述的郵件管控方法，其特征在于，當按收件人所在的企業名稱拆分及收件人的郵箱賬號拆分方式發送郵件時，所有收件人只能看到自己的郵箱地址而看不到其它收件人的 郵箱地址。
【文檔編號】H04L12/58GK104009966SQ201310061986
【公開日】2014年8月27日 申請日期:2013年2月27日 優先權日:2013年2月27日
【發明者】劉美兆, 張新倍, 李博 申請人:鴻富錦精密工業（深圳）有限公司, 鴻海精密工業股份有限公司