專利名稱：：圖像形成設備和文檔管理系統的制作方法
技術領域：
：本發明涉及一種包括MFP(多功能外設)和復印機的圖像形成設備，所述MFP是數字多功能機器，本發明還涉及一種文檔管理系統，其中實現了改進的安全性。
背景技術：
：通常，諸如MFP和復印機的一些圖像形成設備具有包括復印功能、掃描功能等的多重功能。在這種多功能圖像形成設備中，當多次復印相同的圖像數據時，或者當對其進行掃描時，圖像數據被暫時保存到諸如HDD的存儲裝置中，然后該圖像數據從該存儲裝置中被讀出，并通過打印機輸出。而且，MFP和PC(個人計算機)可通過網絡連接起來，并且可通過MFP來打印由PC產生的圖像數據，或者可將由MFP掃描和讀取的圖<象#:椐輸送至PC。同時，在圖像形成設備中，由于圖像數據保留在其HDD(存儲裝置)中，所以存在與圖像數據的保持機密性有關的問題。因此，通過重寫HDD來擦除圖像數據，或者通過用戶確認來限制訪問，從而提高安全性。另一方面，對已打印文檔的保護是困難的，并且阻止和預防信息從紙件文檔及其副本中泄漏出去是一項任務。說明書第2/10頁JP-A-2005-31791公開了一種版權控制系統，該系統使用了一種無線標簽，用于防止出版物和數據的未經授權的復制。在該實例中，其中寫有標識碼的無線標簽附于原件上，并且當該原件被復印時無線標簽中的標識碼會^皮讀耳又。^皮讀取的標識碼通過網絡傳送至版權控制服務器，然后詢問原件是否可以被復印，從而防止了無授4又的復印。JP-A-2005-35096/>開了一種文檔管理系統，該系統/使用了一種其中嵌入無線標簽的紙張。在該實例中，嵌入紙張中的無線標簽的標識符^皮讀取，并且^皮讀取的標識符^皮傳送至文檔管理服務器才企-驗以查明是否允許文檔的復印。此外，對于JP-A-2005-31153所公開的圖像形成設備，描述了一個實例，在該實例中，存儲管理信息的無線標簽單元被附于記錄媒介，從而在無線標簽單元與圖像形成設備之間進行無線電通信。在該實例中，從無線標簽單元讀取管理信息，并且基于管理信息對重復復印的操作予以限制。但是，在前述實例中，無法為每個用戶詳細地設置復印限制。
發明內容本發明提供了一種圖像形成設備及其控制方法，其中通過控制對每個用戶的復印限制來提高安全性，并且本發明還提供一種文檔管理系統。根據本發明的一方面，圖像形成設備包括讀取單元，被構造成從附著有無線標簽單元的原稿中讀取原稿圖像以及存儲在該無線標簽單元中的數據；復印單元，被構造成執行由讀取單元讀取的原稿圖像的復印處理；凄t據庫，其中，為每個可以4吏用圖像形成設備的用戶均注冊有用戶信息，該用戶信息包括用于表示用戶安全級別的第一數據；-驗證單元，被構造成，在用戶^M亍原稿復印的時候，根據在數據庫中記錄的用戶信息來執行用戶驗證；以及控制單元，被構造成，在表示用于管理的安全級別的第二凄t據^皮存儲在無線標簽單元中時，基于第一數據與第二數據的比較結果以及用戶驗證的結果來確定是否允許原稿的復印，并且控制復印單元。沖艮據本發明的另一方面，用于圖像形成設備的控制方法包括提供復印單元，復印單元被構造成執行原稿圖像的復印處理；為可以使用圖像形成設備的每個用戶，在數據庫中注冊用戶信息，用戶信息包括用于表示用戶安全級別的第一數據；當用戶執行原稿的復印時，基于數據庫中注冊的用戶信息來執行用戶驗證；從附著有無線標簽單元的原稿中讀取原稿圖像以及存儲在無線標簽單元中的數據；當表示管理的安全級別的第二數據存儲在無線標簽單元中時，基于第一數據與第二數據的比較結果以及用戶驗證的結果來確定是否允許原稿的復印，并且控制復印單元；以及當允許復印時，使用預設的處理功能來執行復印。在本發明中，在讀耳又原稿并進4亍處理以復印、歸檔、或發送時，讀取附于原稿的無線標簽單元中的信息，并且可以瞬時確定該原稿是否可以一皮復印。因此，可以禁止未經4受4又的訪問。而且，由于可以針對每個用戶來控制原稿是否允許^皮復印，所以可以完成詳細的管理。圖1是示出了包括根據本發明的圖像形成設備的文檔管理系統的結構圖。圖2是用于解釋根據本發明的圖像形成設備的結構的框圖。圖3是說明性示圖，用于解釋使用在根據本發明的文檔管理系統中的無線標簽單元的<吏用實施例以及存4諸在無線標簽單元中的數據的實例。圖4是說明性示圖，用于解釋存儲在根據本發明的文檔管理系統的月良務器中的用戶信息的實例。圖5是流程圖，用于解釋根據本發明的文檔管理系統的操作。具體實施例方式在整篇說明書中，應該認為實施例和實例是示例性的，而不是用于對本發明的設備和系統進行限制的。在下文中，一夸參照附圖詳細描述本發明的實施例。附圖中，相同標號表示相同部分。圖1是示出了包括根據本發明的圖像形成設備的文檔管理系統的結構圖。在下面的描述中，將描述使用MFP(多功能外設)作為圖像形成設備的實例。但是，本發明也適用于復印機或其它圖像形成設備。圖1中10表示MFP。#:作單元12i殳置在MFP的本體11的頂部。操作單元12具有用于設定操作條件的各種按鍵，并且包括，例如，起始按鍵、數字鍵、復印鍵、掃描鍵、打印鍵、傳真鍵、設定/記錄(register)鍵等等。液晶類的顯示單元13設置在操作單元12旁邊。^喿作單元12和顯示單元13i殳置在，喿作面纟反14上。MFP10的頂部i殳置有原稿臺(originaltable)，并且自動送稿器(ADF)凈皮設置成可在原稿臺上自由開啟和關閉。在本體11的下部分i殳置有用來容納各種尺寸紙張的盒體15。而且，在本體11中設置有圖2所示的讀取單元16和打印機19。讀取單元16具有讀取原稿圖像的掃描器17以及讀取無線標簽單元信息的無線標簽讀取器18。在本發明中，無線標簽單元附于保密的原稿，接著該無線標簽單元中存儲的信息被讀取，并且基于所讀取的信息對原稿的復印加以限制。無線標簽讀取器18可讀取無線標簽單元的信息。圖像形成設備10的作業功能(jobfunction)包括，例如，打印機功能、掃描功能、彩色復印功能、網絡打印功能、傳真功能等。打印才幾功能是打印圖像數據的功能。掃描功能包括復制由掃描器17讀耳又的圖傳4t據的功能；歸檔功能，其將本體11中的^L掃描的圖像數據存儲到PC(個人計算機)等中(下文中將對此進行描述)；以及發送功能，其以E-mail形式將本體11中的被掃描的圖像數據發送至外部裝置。網絡打印功能是在本體11一側打印從外部裝置傳送至本體11的圖像數據。傳真功能是傳真圖像數據的功能。作為讀取原稿并執行復印操作的功能，包括上述的復印功能和歸檔功能以及諸如發送功能和傳真功能的通信功能。MFP10可經由網絡41連接于外部裝置。外部裝置包括服務器42、PC(個人計算機)43、44、傳真裝置45等等。例如，PC43是管理者終端，而PC44是普通用戶終端。圖2是示出了圖像形成設備10的結構的框圖。CPU21設置在圖像形成設備10中。CPU21包括控制單元211，并且連4妄至PCI總線22。PCI總線是PeripheralComponentInterconnect總線的縮寫。ROM(只讀存儲器)23和RAM(隨機存取存儲器)24連接于PCI總線22。在ROM22中存儲有用于本體11的操作所必需的各種控制程序數據。RAM23存儲有用于每個單元的操作的控制信息。而且，網絡接口25設置在圖像形成設備10中。網絡接口25通過網絡控制器26連接至PCI總線22。網絡接口25包括LAN板、FAX調制解調器等，并且經由網絡41而連接于外部裝置，例如，月l務器42、PC43、PC44、和傳真裝置45。網絡控制器26控制經由網絡接口25進行的與外部裝置的數據交換。在連接于網絡41的服務器42中，設置有數據庫，該數據庫用來限定每個用戶的角色信息，下文中將對此進行描述。而且，讀卡器27連接至PCI總線22。當確定正在使用MFP10的操作者是否是合法用戶時，用到讀卡器27。合法(regular)用戶擁有其中已預先存儲了標識碼的卡片。當用戶將該卡片放置在MFP10的上方時，讀卡器27讀取標識碼，并且CPU21-瞼證該用戶是否為合法用戶。可替換地，作為用來-瞼證用戶是否為合法用戶的方法，用戶可才喿作才喿作單元12以輸入個人標識號。操作面板14也連4妾于PCI總線22。而且，HDD(存儲裝置)29通過IDE28連接于PCI總線22。IDE28是用于將HDD29連接至PCI總線22的4妄口，并且IDE是集成電蹈4殳備(IntegratedDeviceElectronics)縮寫。操作面板14包括上述的操作單元12和顯示單元13。此外，復印控制單元30、讀取控制單元31、打印機控制單元32、傳真控制單元33連接于PCI總線22。CPU21的控制單元211構成操作管理單元，該操作管理單元控制復印控制單元30、讀取控制單元31、打印才幾控制單元32、和傳真控制單元33。復印控制單元30通過使用讀取單元16和打印才幾19來控制常規的復印功能。讀取控制單元31控制通過使用掃描器17來讀取原稿的掃描功能、將被掃描的圖像數據存儲到PC42的歸檔功能、以及將圖像數據發送到外部裝置的E-mail功能。而且，讀耳又控制單元31通過無線標簽讀取器18來控制無線標簽單元(下文描述)的信息的讀取。打印機控制單元32控制使用打印機19的打印功能或網絡打印功能。而且，傳真控制單元33控制傳真功能。另外，圖像數據在由打印才幾19打印的同時#1存^諸到HDD29中。圖3是用于解釋無線標簽單元51的示圖。無線標簽單元51是附于原稿50而^f吏用的。無線標簽單元51;故稱為RFID(無線射頻標識)，并且包括用于存儲數據的IC芯片以及通信天線。由圖3中的52標記的數據^皮存儲在IC芯片中。作為lt據52，附著有無線標簽單元51的原稿的文檔管理者、文檔編制日期(preparationdate)、安全級別等浮皮4呆存。例如，將安全級別分配為"高"、"中"、和'M氐，，三個級別。"高"表示頂級沖幾密文檔。"中，，表示機密文檔。"低，，表示普通文檔。但是，安全級別不限于上述三個級別，可以^皮分配成更多l欠量的級別。圖4是用于解釋存儲在服務器42中的用戶信息53的實例的示圖。用戶信息53包括表示MFP10的功能中的可4丸行功能的類型凝:據以及為每個用戶限定的安全級別數據。在圖4中，將用戶ID設定成與用戶姓名相對應，并且設定MFP10的相應功能、每個用戶均能使用的功能、以及每個用戶均不能使用的功能。圖4中的"YES"表示可^f吏用的功能，而"NO"表示不可^f吏用的功能。功能類型包括，例如，"復印"、"E-mail"、"歸檔"、和"傳真"。"復印"是常規復印功能。"E-mail"是將通過掃描原稿而獲得的圖像數據發送到預定地址的功能。"歸檔"是將通過掃描原稿而獲得的圖像數據放到MFP10的HDD29或PC43中的功能。"FAX"是傳真通過掃描原稿而獲得的圖像的功能。這些功能可用于復制原稿。在圖4的實例中，用戶AA僅可使用"復印"的執行功能，并且該用戶可處理的原稿局限于安全級別"中，，或更低的安全級別，即，機密文檔和普通文檔。用戶AA不能處理"高"的頂級才幾密文檔。用戶CC可使用"復印"、"E-mail"、"歸檔"、和"傳真"的執行功能，并且可處理"高，，安全級別或以下安全級別的文檔，即，頂級才幾密文檔、才幾密文檔、和普通文檔。圖5是用于解釋使用根據本發明的圖像形成設備的文檔管理系統在復印附著有無線標簽單元51的原稿時的#:作流程圖。在圖5中，步驟Sl是操作起始步驟。在步驟S2中，執行用戶驗證。用戶驗證是確定正在操作MFP10的操作者是否是合法用戶。當合法用戶將預先存儲有標識碼的卡》文置在MFPIO的上方時，讀卡器27讀取標識石馬。將被讀取的標識碼經由網絡41傳遞到服務器42，并沖全驗該用戶是否是合法用戶(步驟S3)。如果該用戶是合法用戶，貝"艮據存4諸在月良務器中的用戶信息53(圖4)返回當前用戶的安全級別。如果確定該用戶不是合法用戶，則處理過程返回步驟S2。在步驟S4中，確定了允許用戶使用的功能。例如，如果允許用戶使用復印功能，則在步驟S5中顯示出用于復印操作的屏幕(復印屏幕)。另一方面，如果不允許用戶使用復印功能，則處理過程轉移到步驟S6，并且顯示復印之外的被允許模式的屏幕。接著，在步驟S7中，當將附著有無線標簽單元51的原稿50放置在原稿臺上并且操作操作單元12以按下復印鍵時，復印操作開始，并且掃描器17讀取原稿。此時，在步驟S8中，無線標簽讀取器18讀耳又寫入無線標簽單元51中的數據52。接著，在步驟S9中，將從服務器42接受的安全級別與寫入無線標簽單元51中的安全級別相比較，并且確定允許被復印的文檔。即，如果從服務器42接受的安全級別是"中，，并且寫入無線標簽單元51中的安全級別是"中"或"j氐"的話，確定該用戶可處理機密文檔或普通文檔。接著，在步驟10中執行復印操作，并且當復印完成時，執行步驟轉移到結束步驟S13。其中，如果/人服務器42接受的安全級別是"中，，并且寫入無線標簽單元41中的安全級別是"高"的話，確定該用戶無4又處理頂級一幾密文檔，并且處理過程/人步驟S9轉移到步驟S11。訊息"禁止復印該文檔，，被顯示在顯示單元13上并且復印操作停止。而且，如步驟12所示，企圖進行未經授權復印的通知可發送至從無線標簽單元51讀if又的文檔管理者。例如，如果管理者終端43是文檔管理者終端，則可以將企圖執行無4受權復印的情況通知文檔管理者。用的功能的類型之后，執行對于被允許的文檔的復印。圖5中的步驟S7至S12示出了執行復印的情況的流程，但是在執行復印之外的其它功能時，處理過程從步驟S6轉移到步驟S14，并且對于其它允許的功能(例如，發送功能、歸檔功能、傳真功能)執行類似于步驟S7至S12的處理過程(以及確認)。Y吏用無線標簽單元52的編制日期和時間的凄t據，可以允i午只寸從文檔編制日期開始已經渡過了預定時間的文檔進行復印。可替換地，可以存儲表示機密保持時間(在該期間內復印是被禁止的)數據，而取代編制日期和時間的數據。因此，在本發明中，在讀取原稿并進4亍處理以復印、歸檔、或發送時，讀取附于原稿的無線標簽單元51中的信息，并且可以瞬時確定該原稿是否可以:帔復印。因此，可以禁止未經4受4又的i方問。而且，由于可以針對每個用戶來控制原稿是否允許;陂復印，所以可以完成詳細的管^里。雖然已經示出并描述了本發明的示例性實施例，但是對于本領域普通技術人員來說4艮顯然，在不背離本發明精神的前提下，可以對這里所描述的本發明做出多種更改、修改、和替換。因此，所有這些更改、修改、和替換都應被視為處于本發明的范圍之內。權利要求1.一種圖像形成設備，包括讀取單元，被構造成從附著有無線標簽單元的原稿中讀取原稿圖像以及存儲在所述無線標簽單元中的數據；復印單元，被構造成執行由所述讀取單元讀取的所述原稿圖像的復印處理；數據庫，其中為每個可以使用所述圖像形成設備的用戶均注冊有用戶信息，所述用戶信息包括用于表示用戶的安全級別的第一數據；驗證單元，被構造成在用戶執行所述原稿的復印的時候，根據在所述數據庫中注冊的所述用戶信息來執行用戶驗證；以及控制單元，被構造成當所述無線標簽單元中存儲有表示用于管理的安全級別的第二數據時，基于所述第一數據與所述第二數據的比較結果以及所述用戶驗證結果來確定是否允許所述原稿的復印，并且控制所述復印單元；其中，當允許復印時，進行控制，以使用預設的處理功能執行復印。2.根據權利要求1所述的圖像形成設備，其中，所述讀取單元包括掃描器和無線標簽讀取器，所述掃描器被構造成從所述原稿中讀取原稿圖像，所述無線標簽讀取器被構造成讀取存儲在所述無線標簽單元中的數據。3.根據權利要求1所述的圖像形成設備，其中，所述圖像形成設備可經由網絡接口而連接至管理者終端，如果在所述用戶驗證結果或所述第一數據與所述第二數據的比較結果的基礎上不被允許復印所述原稿的用戶企圖復印所述原稿的話，所述圖像形成設備會通知所述管理者終端。4.根據權利要求3所述的圖像形成設備，其中，所述管理者終端是文檔管理者的終端，所述文檔管理者的數據進一步存儲為存儲在所述無線標簽單元中的數據，以及如果不被允許復印所述原稿的用戶企圖復印所述原稿的i舌，所述文檔管理者會^皮通知。5.根據權利要求1所述的圖像形成設備，其中，所述圖像形成設備可經由網絡接口連接至服務器，并且所述數據庫設置在所述服務器中。6.根據權利要求1所述的圖像形成設備，其中，所述數據庫中記錄的用戶安全級別被表示成多個級別，并且為每個用戶設定所述多個級別中的一個級別。7.根據權利要求1所述的圖像形成設備，其中，除所述第二數據之外，文檔編制日期或機密保持時間也存儲在所述無線標簽單元中。8.—種用于圖像形成i殳備的控制方法，包括提供復印單元，所述復印單元被構造成執行原稿圖像的復印處理；在數據庫中為可以使用所述圖像形成設備的每個用戶注冊用戶信息，所述用戶信息包括用于表示用戶安全級別的第一數據；當用戶執行所述原稿的復印時，基于所述數據庫中注冊的所述用戶信息來執行用戶驗證；從附著有無線標簽單元的原稿中讀耳又原稿圖像以及存儲在所述無線標簽單元中的數據；數據時，基于所述第一數據與所述第二數據的比較結果以及所述用戶-驗i正的結果來確定是否允許所述原稿的復印，并且控制所述復印單元；以及當允許復印時，使用預設的處理功能來執行復印。9.根據權利要求8所述的用于圖像形成設備的控制方法，其中，所述圖像形成i殳備通過網絡4妄口而連4妄至管理者終端，以及在所述用戶驗證結果或所述第一數據與所述第二數據比較的結果的基礎上，如果不被允許復印所述原稿的用戶企圖復印所述原稿的"i舌，所述管理者終端會^皮通知。10.根據權利要求9所述的用于圖像形成設備的控制方法，其中，所述管理者終端是文檔管理者的終端，并且所述無線標簽單元進一步存儲有所述文檔管理者的數據，以及如果不被允許復印所述原稿的用戶企圖復印所述原稿的話，通過使用所述無線標簽單元中存儲的所述文檔管理者的數據來通知所述文檔管理者。全文摘要一種圖像形成設備具有掃描器，該掃描器能夠從附著有無線標簽單元的原稿中讀取原稿圖像以及存儲在無線標簽單元中的數據。可通過復印單元來復印由掃描器讀取的原稿圖像。而且，有權使用圖像形成設備的用戶是預先設定好的，并且代表用戶安全級別的用戶信息也是預先記錄到數據庫中的。當用戶執行原稿復印時，將執行基于數據庫中所注冊的用戶信息的用戶驗證。如果用于管理的安全級別數據存儲在無線標簽單元中，則將用于用戶的安全級別與用于管理的安全級別相比較，同時也根據用戶驗證的結果，來確認是否允許該原稿的復印。因此，使得復印被允許或者被禁止。當復印被允許時，可使用預先設定的處理功能來執行復印。文檔編號H04N1/44GK101106624SQ200710130509公開日2008年1月16日申請日期2007年7月9日優先權日2006年7月10日發明者木下光浩申請人:株式會社東芝;東芝泰格有限公司