一種實現檔案管理信息化的方法
【專利摘要】本發明公開了一種實現檔案管理信息化的方法，其實現過程為：首先在計算機管理系統中建立配置文件，在歸檔時進行讀取，判斷其是否達到最大卷數；建立檔案目錄查詢機制，歸檔時對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過；建立檔案目錄創建機制，當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創建。該一種實現檔案管理信息化的方法與現有技術相比，配合掃描儀等外部設備，實現電子檔案采集，減少了檔案管理人員的工作量，實現檔案查詢、電子檔案在線瀏覽的功能。
【專利說明】
一種實現檔案管理信息化的方法
技術領域
[0001]本發明涉及計算機軟件技術領域，具體地說是一種實用性強、實現檔案管理信息化的方法。
【背景技術】
[0002]隨著計算機信息化技術的發展，信息系統逐漸取代傳統手工業務系統，但紙質檔案管理仍然是重中之重，傳統的檔案管理給管理人員的日常工作以及檔案查詢造成了極大的不方便，如何建立實體檔案與電子檔案對應關系實現快速查詢一直是系統重點，系統中手動進行歸檔也給檔案管理人員造成了工作負擔，研究者開始探索通過計算機技術實現檔案信息化管理的方案。
[0003]基于此，本發明提供一種實現檔案管理信息化的方法，該方法通過配合掃描儀等外部設備，實現電子檔案采集，減少了檔案管理人員的工作量，實現檔案查詢，電子檔案在線瀏覽的功能。
【發明內容】
[0004]本發明的技術任務是針對以上不足之處，提供一種實用性強、實現檔案管理信息化的方法。
[0005]—種實現檔案管理信息化的方法，其實現過程為:
首先在計算機管理系統中建立配置文件，在歸檔時進行讀取，判斷其是否達到最大卷數；
建立檔案目錄查詢機制，歸檔時對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過；
建立檔案目錄創建機制，當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創建。
[0006]該方法的具體實現過程為:通過讀取配置文件，系統判定對應目錄是否已滿，若已滿自動執行“封盒”操作，并按照順序檢索下一個未滿檔案目錄或自動創建檔案目錄，繼續完成歸檔操作，配合包括掃描儀的外部設備，完成實體檔案采集上傳，建立電子檔案庫，使電子檔案與實體檔案的一一對應，實現分類管理及在線瀏覽功能。
[0007]配置文件的建立是指設定系統配置文件參數，該參數包括檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數。
[0008]在上述檔案目錄查詢和創建機制中，每產生一條電子檔案，系統自動檢索檔案目錄并進行歸檔操作；
當檢索過程中沒有發現檔案目錄時，系統自動進行創建，按照0001-最大卷數規則順序分配檔案目錄盒號，并完成歸檔操作；
當存在檔案目錄時則判斷是否已達到最大卷數，未達到則自動進行歸檔操作，并按順序檢索是否存在可歸檔的檔案目錄，不存在可歸檔的系統自動進行創建，按照順序分配目錄號并進行歸檔操作。
[0009]檔案管理員通過系統維護實體檔案盒存放位置，這里的位置指具體檔案柜、層數，實現通過系統快速查找實體檔案存放位置。
[0010]上述步驟中配合掃描儀等外部設備完成實體檔案上傳的過程是指:通過掃描儀掃描紙質檔案文件生成jpg格式圖片，系統根據檔案相關信息在文件服務器中創建目錄并自動上傳，若不關閉掃描頁面繼續掃描則自動判定為多頁文檔進行上傳，上傳后系統自動記錄文件的存放路徑與其對應電子檔案檔案編號，將電子檔案與掃描照片相關聯，實現通過系統在線瀏覽檔案內容。
[0011]本發明的一種實現檔案管理信息化的方法，具有以下優點:
該發明的一種實現檔案管理信息化的方法配合掃描儀等外部設備，實現電子檔案采集，減少了檔案管理人員的工作量，實現檔案查詢、電子檔案在線瀏覽的功能，建立紙質檔案與電子檔案的對應關系，實現紙質檔案在線管理，提高檔案查詢效率，減輕檔案管理工作人員的工作負擔，提高工作效率，且擁有較好的可擴展性，具有很好的推廣使用價值，實用性強。
【附圖說明】
[0012]附圖1為本發明的實現流程圖。
【具體實施方式】
[0013]下面結合附圖及具體實施例對本發明作進一步說明。
[0014]如附圖1所示，本發明提供一種實現檔案管理信息化的方法，配合掃描儀等外部設備，實現電子檔案采集，減少了檔案管理人員的工作量，實現檔案查詢，電子檔案在線瀏覽的功能。
[0015]該方法的實現過程為:
首先在計算機管理系統中建立配置文件，在歸檔時進行讀取，判斷其是否達到最大卷數，實現歸檔卷數的靈活配置，增強工程的靈活性及實用性；
建立檔案目錄查詢機制，歸檔時對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過，減少性能消耗；
建立檔案目錄創建機制，當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創建，減少維護工作量。
[0016]該方法的具體實現過程為:通過讀取配置文件，系統判定對應目錄是否已滿，若已滿自動執行“封盒”操作，并按照順序檢索下一個未滿檔案目錄或自動創建檔案目錄，繼續完成歸檔操作，配合包括掃描儀的外部設備，完成實體檔案采集上傳，建立電子檔案庫，使電子檔案與實體檔案的一一對應，實現分類管理及在線瀏覽功能。
[0017]配置文件的建立是指設定系統配置文件參數，該參數包括檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數。
[0018]在上述檔案目錄查詢和創建機制中，每產生一條電子檔案，系統自動檢索檔案目錄并進行歸檔操作；
當檢索過程中沒有發現檔案目錄時，系統自動進行創建，按照0001-最大卷數規則順序分配檔案目錄盒號，并完成歸檔操作；
當存在檔案目錄時則判斷是否已達到最大卷數，未達到則自動進行歸檔操作，并按順序檢索是否存在可歸檔的檔案目錄，不存在可歸檔的系統自動進行創建，按照順序分配目錄號并進行歸檔操作。
[0019]檔案管理員通過系統維護實體檔案盒存放位置，這里的位置指具體檔案柜、層數，實現通過系統快速查找實體檔案存放位置，提高檔案查詢效率。
[0020]上述步驟中配合掃描儀等外部設備完成實體檔案上傳的過程是指:通過掃描儀掃描紙質檔案文件生成jpg格式圖片，系統根據檔案相關信息在文件服務器中創建目錄并自動上傳，若不關閉掃描頁面繼續掃描則自動判定為多頁文檔進行上傳，上傳后系統自動記錄文件的存放路徑與其對應電子檔案檔案編號，將電子檔案與掃描照片相關聯，實現通過系統在線瀏覽檔案內容。
[0021]上述【具體實施方式】僅是本發明的具體個案，本發明的專利保護范圍包括但不限于上述【具體實施方式】，任何符合本發明的一種實現檔案管理信息化的方法的權利要求書的且任何所屬技術領域的普通技術人員對其所做的適當變化或替換，皆應落入本發明的專利保護范圍。
【主權項】
1.一種實現檔案管理信息化的方法，其特征在于，其實現過程為: 首先在計算機管理系統中建立配置文件，在歸檔時進行讀取，判斷其是否達到最大卷數； 建立檔案目錄查詢機制，歸檔時對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過； 建立檔案目錄創建機制，當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創建。2.根據權利要求1所述的一種實現檔案管理信息化的方法，其特征在于，該方法的具體實現過程為:通過讀取配置文件，系統判定對應目錄是否已滿，若已滿自動執行“封盒”操作，并按照順序檢索下一個未滿檔案目錄或自動創建檔案目錄，繼續完成歸檔操作，配合包括掃描儀的外部設備，完成實體檔案采集上傳，建立電子檔案庫，使電子檔案與實體檔案的一一對應，實現分類管理及在線瀏覽功能。3.根據權利要求2所述的一種實現檔案管理信息化的方法，其特征在于，配置文件的建立是指設定系統配置文件參數，該參數包括檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數； 在上述檔案目錄查詢和創建機制中，每產生一條電子檔案，系統自動檢索檔案目錄并進行歸檔操作； 當檢索過程中沒有發現檔案目錄時，系統自動進行創建，按照OOOl-最大卷數規則順序分配檔案目錄盒號，并完成歸檔操作； 當存在檔案目錄時則判斷是否已達到最大卷數，未達到則自動進行歸檔操作，并按順序檢索是否存在可歸檔的檔案目錄，不存在可歸檔的系統自動進行創建，按照順序分配目錄號并進行歸檔操作。4.根據權利要求2所述的一種實現檔案管理信息化的方法，其特征在于，檔案管理員通過系統維護實體檔案盒存放位置，這里的位置指具體檔案柜、層數，實現通過系統快速查找實體檔案存放位置。5.根據權利要求2所述的一種實現檔案管理信息化的方法，其特征在于，上述步驟中配合掃描儀等外部設備完成實體檔案上傳的過程是指:通過掃描儀掃描紙質檔案文件生成jpg格式圖片，系統根據檔案相關信息在文件服務器中創建目錄并自動上傳，若不關閉掃描頁面繼續掃描則自動判定為多頁文檔進行上傳，上傳后系統自動記錄文件的存放路徑與其對應電子檔案檔案編號，將電子檔案與掃描照片相關聯，實現通過系統在線瀏覽檔案內容。
【文檔編號】G06Q10/10GK106056356SQ201610366573
【公開日】2016年10月26日
【申請日】2016年5月30日
【發明人】張 誠, 薛心振
【申請人】浪潮軟件股份有限公司