專利名稱：商函的數字郵資管理和投遞系統及其方法
技術領域：
本發明涉及郵政系統，尤其涉及大批量商業信函的數字郵資管理和快速制作、投遞系統和方法。
背景技術：
深圳郵政商業信函的制作處理量在300多萬封/月，商函客戶對于商函郵件的制作投遞時限要求高，以深圳移動話費賬單為例，每批近100萬封的商函賬單，從制作到投遞一般要求在3-5天內完成，因此，商函制作中心至少要在2天內完成100萬封商函賬單制作并完成郵件的過資處理。在傳統的商函制作流程中，郵件必須通過郵資機打印郵資戳印，大型郵資機的處理能力為1萬件/小時，低于高速打印的處理效率(超過1萬件/小時)，而且在過資處理中需要人工參與完成理信工作，檢查是否每封郵件都打印了有效的郵資，因此，在實際處理中，過資處理效率不足1萬件/小時。由于受到郵資機處理效率的限制，郵件的過資處理成為商函制作流程中的瓶頸。另外，在過資處理中郵件需占用大量生產場地用于郵件堆放，并且需要安排10-15名工作人員完成理信工作。
在郵資的管理上，目前郵資機的郵資申請和審批都只能以整數的郵資密碼方式進行，對于所下發的郵資與生產中實際使用的郵資無法做到一一對應，尤其是在長期的使用積累后，對郵資的使用情況更是難以有效控制，在這種情況下，郵件的郵資存在著很大的走漏風險。
面對以上問題，廣東省郵政局提出利用“網絡數字郵資系統”替代傳統的郵資機打印郵戳，將郵資戳印數字化并可以用高速打印機打印，從而實現在打印制作商函郵件時，同步完成郵件的過資處理。這樣，不但能夠節省了郵資機設備、郵件堆放場地和理信人工的投入，而且將商函制作和過資處理兩個處理環節合并為一個打印制作處理環節，可以縮短了商函制作的時間，也為商函投遞預留更多的處理時間，使投遞質量得到保障。
使用“網絡數字郵資系統”，除需要對郵資的使用進行嚴格監控外，更重要的是對網絡數字郵資的加密。數據加密的基本過程就是對原來為明文的文件或數據按某種算法進行處理，使其成為不可讀的一段代碼，通常稱為“密文”，使其只能在輸入相應的密鑰之后才能顯示出本來內容，通過這樣的途徑來達到保護數據不被非法人竊取、閱讀的目的。近年來，數據加密技術已經非常成熟，并廣泛應用于各個行業，例如互聯網通信、智能IC卡等。在1999年，美國郵政推出的個人計算機郵資，即PC郵資，更是結合了數字加密技術和條形碼技術PC郵資中的信息郵戳不但包含了大量的郵件信息，其中包括郵資數額、郵資類別、授權郵局/寄發地郵政編碼、設備標識/類型、寄發日期信息外，還包含一個機器可讀的表示與郵件處理和安全有關數據的二維條形碼。郵政部門可以在內部的處理環節中掃描條形碼，就可以檢測郵資的真偽。郵件上二維條形碼的使用為美國郵政將來能夠進一步發展增值業務提供了一個技術平臺。
在財務管理上，采用網絡數字郵資技術之后，郵資的申請與審批不再局限于定額的方式，可以做到郵資申請與使用、核銷相一致，可以以訂單為單位進行全程監督管理和稽核，基本杜絕了此類郵資走漏的可能。
基于業務需求的迫切性和技術上的可行性，廣東省郵政局決定開發網絡數字郵資系統，滿足本地商函業務發展的需求。
發明內容
本發明要解決的技術問題是提高商函郵件制作、投遞的效率以及降低商函郵件的制作成本。
本發明通過采用如下技術方案來實現上述發明目的設計一種商函的數字郵資管理和投遞方法，該方法包括如下步驟a.商函收集系統把收集到的商函客戶訂單發送給網絡數字郵資系統接；b.所述網絡數字郵資系統收到商函客戶的訂單信息后，在系統內依順序經過商函客戶訂單、申請數碼郵資、審批數碼郵資和生成數碼郵資的過程；d.所述網絡數字郵資系統把生成數碼郵資的信息發送至商函制作投遞管理平臺；e.所述商函制作投遞管理平臺根據網絡數字郵資系統發送過來的生成數碼郵資信息利用高速打印機打印制作商函郵件；f.分發投遞制作好的商函郵件。
在步驟c中網絡數字郵資系統還把生成數碼郵資的信息發送至系統內的核銷數碼郵資進行數碼郵資核銷。
所述商函制作投遞管理平臺在分發投遞制作好的商函郵件時還要把商函郵件的投遞信息發送至所述網絡數字郵資系統中的核銷數碼郵資進行核對，其核對結果送財務管理與步驟b的商函客戶訂單比較，該比較數據最后被送入所述郵政局財務系統以便反映各商函客戶的用郵情況及明細帳務情況。
所述步驟e的分發投遞制作好的商函郵件還產生投遞反饋數據，該投遞反饋數據被發送至所述網絡數字郵資系統中的稽查數碼郵資，所述稽查數碼郵資調取核銷數碼郵資數據與接收到的投遞反饋數據進行對比從而實現對網絡數字郵資使用客戶、使用時間及使用金額的真實性、正確性進行監控稽核，該稽核結果經稽查統計進入財務管理。
所述網絡數字郵資系統與商函制作投遞管理平臺以及網絡數字郵資系統與所述電子化郵政支局和郵政局財務系統之間的數據交換可以通過一臺或多臺接口前置機進行交換或數據庫直接復制方法進行交換。
所述數字郵資在傳遞過程中必須對數據進行加密處理使其成為不可讀的一段“密文”代碼，該“密文”代碼只有在輸入相應的密鑰之后才能被顯示出。
所述商函收集系統收集商函客戶訂單包括電子化郵政支局自動接收的商函客戶訂單、商函局收集的商函客戶訂單以及商函客戶主動送上門的商函客戶訂單。
本發明所采用的技術方案還包括一種商函的數字郵資管理和投遞系統，包括商函收集系統，包括電子化支局系統和商函局，用于收集商函客戶的商函訂單；商函制作投遞管理平臺，用于打印制作具有數碼郵資的商函和分發投遞所述商函；網絡數字郵資系統，包括用于申請、生成商函訂單數碼郵資的商函工作站、提供數據庫服務的數據庫服務器、應用服務器、用于審批核銷數字郵資的計財計算機、用于稽查數字郵資是否有效的質監計算機和用于與系統外進行數據交換的接口前置機，所述商函工作站、數據庫服務器、應用服務器、計財計算機、質監計算機和接口前置機通過綜合網和路由器連成網絡系統。
所述網絡數字郵資系統通過其接口前置機分別與所述商函收集系統和商函制作投遞管理平臺進行雙向數據交換。
所述商函制作投遞管理平臺包括連接所述網絡數字郵資系統的用于商函制作的高速打印機和管理分發投遞商函的計算機。
與現有技術相比較，本發明商函的數字郵資管理和投遞系統及其方法具有如下優點利用“網絡數字郵資”替代傳統的郵資機打印郵戳，將郵資戳印數字化并可以用高速打印機打印，從而實現在打印制作商函郵件時，同步完成郵件的過資處理。這樣，不但能夠節省了郵資機設備、郵件堆放場地和理信人工的投入，而且將商函制作和過資處理兩個處理環節合并為一個打印制作處理環節，可以縮短了商函制作的時間，也為商函投遞預留更多的處理時間，使投遞質量得到保障。采用商函打印設備打印網絡數字郵資，直接減少郵資機的投資，減少了過郵資機處理環節，減少過郵資機的理信工作人員，解決了過郵資機這個商函處理的生產瓶頸，使得商函的制作處理能力提高了近3倍；不需要增加郵資機和過郵資的處理場地，節省空間。
圖1是本發明商函的數字郵資管理和投遞方法的原理方框圖；圖2是本發明商函的數字郵資管理和投遞系統的原理方框圖；
圖3是本發明商函的數字郵資管理和投遞系統的網絡結構圖。
具體實施例方式
以下結合附圖及附圖所示之實施例對本發明裝置和方法作進一步詳述。
如圖2所示，所述商函的數字郵資管理和投遞系統包括商函收集系統1、網絡數字郵資系統2和商函制作投遞管理平臺3，所述網絡數字郵資系統2分別與商函收集系統1和商函制作投遞管理平臺3雙向連接。
圖3是本發明商函的數字郵資管理和投遞系統的網絡結構圖，所述商函收集系統1包括電子化支局系統11和商函局12，用于收集商函客戶的商函訂單；所述商函制作投遞管理平臺3包括用于商函制作的高速打印機31和管理分發投遞商函的計算機32，用于打印制作具有數碼郵資的商函和分發投遞所述商函；所述網絡數字郵資系統2包括用于申請、生成商函訂單數碼郵資的商函工作站21、提供數據庫服務的數據庫服務器22、應用服務器23、用于審批核銷數字郵資的計財計算機24、用于稽查數字郵資是否有效的質監計算機25和用于與所述商函收集系統1和商函制作投遞管理平臺3進行雙向數據交換的接口前置機26，所述商函工作站21、數據庫服務器22、應用服務器23、計財計算機24、質監計算機25和接口前置機26通過綜合網和路由器連成網絡系統。
所述網絡數字郵資系統2是本發明的重點，承擔客戶訂單管理、網絡數字郵資管理、財務管理、稽核管理、系統管理和數據接口六大管理功能。分述如下1、客戶訂單管理對商函客戶的商函郵件制作訂單信息進行管理。
網絡數字郵資管理系統2通過接口前置機26的數據接口，從CRM系統或電子化支局系統中采集商函客戶的大宗郵件收寄信息(大宗郵件資整單信息)。
2、網絡數字郵資管理對網絡數字郵資的申請、審批、生成、核銷進行管理，包括1)申請網絡數字郵資網絡數字郵資管理系統從CRM或電子化支局系統中獲取商函客戶訂單信息，根據商函客戶訂單中郵資金額，商函制作中心人員向計劃財務部郵資管理人員申請郵資。
2)審批網絡數字郵資計劃財務部郵資管理人員根據商函客戶訂單信息，對郵資申請進行審核批復，并下發郵資密碼。
3)生成網絡數字郵資根據審批下發的郵資密碼、商函郵件數量及單件金額，為每一件商函郵件生成網絡數字郵資信息。
4)核銷網絡數字郵資根據商函制作投遞管理平臺反饋的商函郵件信息，核銷已經用于商函制作的網絡數字郵資。
3、財務管理根據郵資核銷金額，統計來自各客戶的商函業務收入。
根據訂單信息、郵資申請金額、郵資審批金額、郵資核銷金額及郵資稽核情況，統計核對網絡數字郵資的下發、使用總金額；結合來自財務系統的客戶繳款信息，可在系統中反映每個商函客戶的帳務情況(包括客戶欠費、還款、郵費結余等)。
4、稽核管理1)稽核網絡數字郵資根據投遞環節(或其他生產環節，如分揀環節)反饋的郵件信息，對商函郵件使用的網絡數字郵資真實性和有效性進行稽核。
2)稽核統計根據稽核結果，結合財務管理中對商函客戶使用商函業務的統計信息(包括業務收入和業務量信息)，核對統計各商函客戶使用網絡數字郵資的實際情況。
5、系統管理對系統使用部門、用戶、權限進行管理。
6、數據接口網絡數字郵資管理系統的數據接口包括1)客戶訂單信息采集接口，即與客戶關系管理系統或電子化支局系統的接口，用于采集商函客戶信息及客戶訂單信息。
2)財務系統接口，與財務統計類系統(如國家局量收系統)接口。將來自商函客戶的商函業務收入及業務量數據上傳到財務統計類系統中。
3)商函郵件信息接口，與商函制作投遞管理平臺接口。經商函制作投遞管理平臺中，在投遞環節中獲取商函郵件信息，用于對網絡數字郵資進行稽核。
利用本發明硬件系統的商函的數字郵資管理和投遞方法包括如下步驟如圖1所示。
a.商函收集系統把收集到的商函客戶訂單發送給網絡數字郵資系統接，商函客戶訂單來源廣泛，包括攬收、客戶主動上門、上級指定；b.所述網絡數字郵資系統收到商函客戶的訂單信息后，在系統內依順序經過商函客戶訂單、申請數碼郵資、審批數碼郵資和生成數碼郵資的過程，所述數字郵資在傳遞過程中必須對數據進行加密處理使其成為不可讀的一段“密文”代碼，該“密文”代碼只有在輸入相應的密鑰之后才能被顯示出；e.所述網絡數字郵資系統把生成數碼郵資的信息發送至商函制作投遞管理平臺；d.所述商函制作投遞管理平臺根據網絡數字郵資系統發送過來的生成數碼郵資信息利用高速打印機打印制作商函郵件；g.分發投遞制作好的商函郵件。
在步驟c中網絡數字郵資系統還把生成數碼郵資的信息發送至系統內的核銷數碼郵資進行數碼郵資核銷。
所述商函制作投遞管理平臺在分發投遞制作好的商函郵件時還要把商函郵件的投遞信息發送至所述網絡數字郵資系統中的核銷數碼郵資進行核對，其核對結果送財務管理與步驟b的商函客戶訂單比較，該比較數據最后被送入所述郵政局財務系統以便反映各商函客戶的用郵情況及明細帳務情況。
所述步驟e的分發投遞制作好的商函郵件還產生投遞反饋數據，該投遞反饋數據被發送至所述網絡數字郵資系統中的稽查數碼郵資，所述稽查數碼郵資調取核銷數碼郵資數據與接收到的投遞反饋數據進行對比從而實現對網絡數字郵資使用客戶、使用時間及使用金額的真實性、正確性進行監控稽核，該稽核結果經稽查統計進入財務管理。
所述網絡數字郵資系統與商函制作投遞管理平臺以及網絡數字郵資系統與所述電子化郵政支局和郵政局財務系統之間的數據交換均通過一臺或多臺接口前置機。
上述商函的數字郵資管理和投遞方法可以被歸納成為如圖1所示的閉環管理1、生產流程的閉環管理基于商函客戶訂單信息，監控網絡數字郵資申請、審批、生成及核銷各環節中的金額，保證網絡數字郵資在生產流程中的正確使用。
2、稽核流程的閉環管理根據客戶信息、網絡數字郵資生成信息及稽核結果，對網絡數字郵資使用客戶、使用時間及使用金額的真實性、正確性進行監控稽核。
3、財務流程的閉環管理以客戶關系管理系統或電子化支局中獲取的商函客戶訂單信息為依據申請郵資，根據核銷郵資情況可以統計各商函客戶應收帳款金額；結合來自財務系統中客戶還款數據，可以在網絡數字郵資系統的財務管理中，反映各商函客戶的用郵情況及明細帳務情況。
在網絡數字郵資系統中的財務管理，是基于商函客戶的營收財務管理。而在郵政企業財務管理中，結合客戶關系管理系統中的客戶合同信息、生產系統中的客戶訂單信息、帳務系統中的客戶應收款信息和繳款信息，可以實現以客戶(合同)為核心的財務閉環管理，實現對客戶的明細帳務管理。
量收系統、網絡數字郵資系統都是從電子化支局中采集客戶訂單信息，網絡數字郵資系統中還對郵資的使用情況進行稽核，將郵資的使用與客戶的應收帳款結合。因此，可以將量收系統中來自商函收入數據與網絡數字郵資系統的商函收入數據進行核對，確保商函收入的準確性。
系統通過采用軍用加密算法與原則，有效的確保了加密的安全性和不可仿冒性，有效確保了網絡數字郵資自身的加密與驗證機制的安全有效。
網絡數字郵資可以在其他生產環節(非收寄或制作環節)對郵資的使用情況進行稽核，確保郵資的真實性和有效性。
網絡數字郵資系統的數據標準符合國家局量收系統數據標準，可以實現與古家局量收系統的數據對接。
利用條碼技術，將網絡數字郵資校驗號碼條碼化，生成128碼制的條碼，可以方便在商函處理的各個環節進行信息查詢、跟蹤和稽核。
使用打印機打印網絡數字郵資替代郵資機完成郵件的過資處理，節省了郵政企業在商函制作中設備(郵資機)、場地(用于商函郵件堆放)和人員(完成理信工作)的投入。
郵資機設備的維護費用較高，一旦節省了設備的投入，同時也就節省了郵資機設備維護費用。
將傳統商函制作流程中，商函制作和過資處理兩個處理環節合并為一個打印制作處理環節，不但可以縮短了商函制作的時間，在客戶要求的時限內，也為商函投遞預留更多的處理時間，使投遞質量得到保障。
使用傳統郵資機打印郵資的生產過程中容易出現漏打、錯打等隱患，影響商函制作的速度和質量。而對于網絡數字郵資，由于是利用信息手段在打印機中直接打印制作，沒有物理過程，所以可以有效提高郵資的打印質量。
權利要求
1.一種商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于該方法包括如下步驟a.商函收集系統把收集到的商函客戶訂單發送給網絡數字郵資系統接收；b.所述網絡數字郵資系統收到商函客戶的訂單信息后，在系統內依順序經過商函客戶訂單、申請數碼郵資、審批數碼郵資和生成數碼郵資的過程；c.所述網絡數字郵資系統把生成數碼郵資的信息發送至商函制作投遞管理平臺；d.所述商函制作投遞管理平臺根據網絡數字郵資系統發送過來的生成數碼郵資信息利用打印機打印制作商函郵件；e.分發投遞制作好的商函郵件。
2.根據權利要求1所述的商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于在步驟c中網絡數字郵資系統還把生成數碼郵資的信息發送至系統內的核銷數碼郵資進行數碼郵資核銷。
3.根據權利要求1或2所述的商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于所述商函制作投遞管理平臺在分發投遞制作好的商函郵件時還要把商函郵件的投遞信息發送至所述網絡數字郵資系統中的核銷數碼郵資進行核對，其核對結果送財務管理與步驟b的商函客戶訂單比較，該比較數據最后被送入所述郵政局財務系統以便反映各商函客戶的用郵情況及明細帳務情況。
4.根據權利要求1或2所述的商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于所述步驟e的分發投遞制作好的商函郵件還產生投遞反饋數據，該投遞反饋數據被發送至所述網絡數字郵資系統中的稽查數碼郵資，所述稽查數碼郵資調取核銷數碼郵資數據與接收到的投遞反饋數據進行對比從而實現對網絡數字郵資使用客戶、使用時間及使用金額的真實性、正確性進行監控稽核，該稽核結果經稽查統計進入財務管理。
5.根據權利要求1或2所述的商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于所述網絡數字郵資系統與商函制作投遞管理平臺以及網絡數字郵資系統與所述電子化郵政支局和郵政局財務系統之間的數據交換可以通過一臺或多臺接口前置機進行交換或數據庫直接復制方法進行交換。
6.根據權利要求1或2所述的商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于所述數字郵資在傳遞過程中必須對數據進行加密處理使其成為不可讀的一段“密文”代碼，該“密文”代碼只有在輸入相應的密鑰之后才能被顯示出。
7.根據權利要求1或2所述的商函的數字郵資管理和投遞方法，其特征在于所述商函收集系統收集商函客戶訂單包括電子化郵政支局自動接收的商函客戶訂單、商函局收集的商函客戶訂單以及商函客戶主動送上門的商函客戶訂單。
8.一種商函的數字郵資管理和投遞系統，包括商函收集系統(1)，包括電子化支局系統(11)和商函局(12)，用于收集商函客戶的商函訂單；商函制作投遞管理平臺(3)，用于打印制作具有數碼郵資的商函和分發投遞所述商函，其特征在于還包括網絡數字郵資系統(2)，包括用于申請、生成商函訂單數碼郵資的商函工作站(21)、提供數據庫服務的數據庫服務器(22)、應用服務器(23)、用于審批核銷數字郵資的計財計算機(24)、用于稽查數字郵資是否有效的質監計算機(25)和用于與系統外進行數據交換的接口前置機(26)，所述商函工作站(21)、數據庫服務器(22)、應用服務器(23)、計財計算機(24)、質監計算機(25)和接口前置機(26)通過綜合網和路由器連成網絡系統。
9.根據權利要求8所述的商函的數字郵資管理和投遞系統，其特征在于所述網絡數字郵資系統(2)通過其接口前置機(26)分別與所述商函收集系統(1)和商函制作投遞管理平臺(3)進行雙向數據交換。
10.根據權利要求8或9所述的商函的數字郵資管理和投遞系統，其特征在于所述商函制作投遞管理平臺(3)包括連接所述網絡數字郵資系統(2)的用于商函制作的高速打印機(31)和管理分發投遞商函的計算機(32)。
全文摘要
本發明公開一種商函的數字郵資管理和投遞系統及其方法。網絡數字郵資系統包括用于申請、生成商函訂單數碼郵資的商函工作站(21)、提供數據庫服務的數據庫服務器(22)、應用服務器(23)、用于審批核銷數字郵資的計財計算機(24)、用于稽查數字郵資是否有效的質監計算機(25)和用于與系統外進行數據交換的接口前置機(26)，所述商函工作站(21)、數據庫服務器(22)、應用服務器(23)、計財計算機(24)、質監計算機(25)和接口前置機(26)通過綜合網和路由器連成網絡系統。本發明的系統及其方法利用“網絡數字郵資”替代傳統的郵資機打印郵戳，將郵資戳印數字化并可以用高速打印機打印，因此大大地提高了商函的管理和投遞效率，節省了商函的投遞成本。
文檔編號G06Q50/00GK1845180SQ200610060349
公開日2006年10月11日 申請日期2006年4月14日 優先權日2006年4月14日
發明者陳必昌, 談宏, 舒建山, 華衡 申請人:廣東省郵政局