專利名稱：語音秘書管理系統的制作方法
技術領域：
本發明涉及一種語音秘書管理系統，特別是一種電子語音秘書管理系統。
背景技術：
在現代辦公事務中，企業或單位經常召開各種會議或發出各種通知，或旅行社通知旅游者在確定的時間地方組織活動，為此，往往在單位內的公告顯要位置張貼通知或電話逐一通知或者一個一個發短信，在單位內張貼通知無法保證讓每個相關人員及時看到，發送短信也無法確保相關成員能及時準確收到，既使收到短信也不一定會認真查看相關信息，采用人工打電話的方式其撥號過程相當煩麻，特別是當人員較多的情況下需要較多的時間處理此事務，并且在第一次電話未撥通的情況下需要人工再次檢查核對很容易漏打相關人員電話，遺誤工作。
幾種方式往往無法準確及時地處理好相關事務，將相關的通知按時按質地通知到相關人員，并且耗費了大量的時間與精力。顯然滿足不了現代辦公或活動組織的需要。
發明內容為解決上述問題，本發明提供一種電子語音秘書系統，該系統采用語音卡與計算機數據庫為基礎，利用現代通信網絡，通過設定程序依次先將相關通知內容的短信發送至每一個相關人員，然后利用系統的自動撥號功能依次撥打相關人員的電話進行確認。這樣保證了確保所需發出的通知或信息準確及時的通知到每個相關人員。
本發明是通過以下技術實現的本發明由計算機、語音處理模塊、短信處理模塊和軟件模塊組成，計算機內裝有軟件模塊作為整個系統控制中心，軟件模塊主要包括用戶數據庫、綜合管理查詢模塊，主機內裝有短信模塊和語音處理模塊，語音處理模塊外接電話線，短信模塊通過無線通信網絡與用戶終端通信進行通信。
本發明通過綜合管理查詢模塊編輯信息并查找出相關人員資料，計算機上的短信模塊依次將信息通過互聯網或無線通信網絡發送至相關人員通信終端，然后計算機上的語音模塊自動依次撥打用戶通信終端確認用戶短信是否收到。終端用戶接通通信終端后，計算機系統可設定兩種通信方式，一種是由人工直接與終端用戶通話，確認信息是否收到；若終端用戶收到信息則表示成功，若終端用戶未收到信息，則由人工處理進入電腦軟件模塊重新排序發送。另一種采用電腦自動接聽，由電腦播放語音信息，由終端用戶選擇確認是否接收到相關信息。用戶通過通信終端進行確認；若成功，則處理結束；若不成功，終端用戶信息重新進入軟件模塊重新排序發送，直到發送并確認成功為止。
用戶的通信終端可以為手機、PDA等無線通信設備。
本發明采用電腦控制系統，利用無線通信技術將相關的信息發送到相關終端，其處理過程簡單、及時、準確。在處理過程中，提供了對所發信息的確認過程確保了所發送信息能保證每個用戶接收到。
圖1表示本發明的系統結構示意2表示本發明信息處理流程圖具體實施方式為進一步說明本發明，以下結合系統結構圖1及信息處理流程圖2對本發明作進一步的闡述本實施例由計算機、語音卡、短信處理模塊和軟件模塊，計算機內裝有軟件模塊作為整個系統控制中心，其中軟件模塊主要包括用戶數據庫及管理軟件兩部份，軟件模塊負責信息編輯和用戶管理查詢排序，主機內裝有短信模塊和語音處理模塊，語音處理模塊外接電話線負責語音處理，短信模塊通過無線通信網絡與用戶終端通信進行短信發送接收。同時綜合管理查詢模塊還設置有互聯網通信模塊，系統可通過互聯網進行信息的發送與接收處理。
信息處理時由綜合信息管理系統編輯信息并從數據庫查找出相關人員資料排序，系統再調用短信模塊依次將編輯好的信息通過互聯網或無線通信網絡發送至相關人員通信終端，若信息發送不成功則將此用戶信息重新進入排序隊列，信息發送完后再由計計算機上的語音模塊自動依次按短信發送序列撥打用戶通信終端確認用戶短信是否收到。終端用戶接通通信終端后，計算機系統可設定兩種通信方式，一種是由人工直接與終端用戶通話，確認信息是否收到；若終端用戶收到信息則表示成功，若終端用戶未收到信息，則由人工處理進入電腦軟件模塊重新排序發送或人工再次通知確認。另一種采用電腦自動播放語音信息，由終端用戶選擇確認是否接收到相關信息。用戶通過通信終端進行確認；若成功，則處理結束；若不成功，終端用戶信息重新進入軟件模塊重新排序發送，直到發送并確認成功為止。
用戶的通信終端可以為手機、PDA等無線通信設備。
在本實施例中計算機采用普通PC機，語音模塊采用花琪D081A卡，短信模塊采用Falcom DualBand GSM Modem。
上述系統也可以由用戶選擇直接采用電腦自動撥打用戶終端通信，然后由人工接聽通知其所需相關信息。
采用本系統可大大節省通知開會或發布公告的時間，并且處理過程簡單方便及時準確。
權利要求
1.一種語音秘書管理系統，其特征是它由計算機、語音處理模塊、短信處理模塊和軟件模塊組成，計算機內裝有軟件模塊作為整個系統控制中心，軟件模塊主要包括用戶數據庫、綜合管理查詢模塊，主機內裝有短信模塊和語音處理模塊，語音處理模塊外接電話線，短信模塊通過無線通信網絡與用戶終端通信進行通信。
2.根據權利要求1所述的語音秘書管理系統，其特征是由綜合管理查詢模塊編輯信息并從數據庫查找相關人員資料排序，系統調用短信模塊依次將編輯好的信息通過互聯網或無線通信網絡發送至相關人員通信終端，信息發送后由語音模塊自動撥打用戶通信終端確認用戶短信是否收到。
3.根據權利要求2所述的語音秘書管理系統，其特征是語音模塊撥打用戶通信終端時采用電腦自動播放語音信息，由終端用戶選擇確認是否接收到相關信息。
4.根據權利要求2所述的語音秘書管理系統，其特征是語音模塊撥打用戶通信終端時由人工直接與用戶通信終端通話，確認信息是否收到。
全文摘要
一種語音秘書管理系統，由計算機、語音處理模塊、短信處理模塊和軟件模塊組成，計算機內裝有軟件模塊作為整個系統控制中心，軟件模塊主要包括用戶數據庫、綜合管理查詢模塊、互聯網通信模塊，主機內裝有短信模塊和語音處理模塊，語音處理模塊外接電話線，短信模塊通過無線通信網絡與用戶終端通信進行通信。本系統通過電腦控制，利用無線通信技術將相關的信息發送到相關終端，其處理過程簡單、及時、準確，確保了所發送信息能保證每個用戶接收到。
文檔編號G06F17/00GK1805479SQ20051003261
公開日2006年7月19日 申請日期2005年1月10日 優先權日2005年1月10日
發明者陳溢聞 申請人:陳溢聞