專利名稱：電子化簽核系統的制作方法
技術領域：
本發明是關于一種電子化簽核系統，特別是關于一種根據需求定義工作流程的類型(子類)以及各類型的簽核規則及簽核順序的電子化簽核系統。
背景技術：
公司企業中的任何一個部門中的任何一個作業程序如有缺失，均可能影響到公司企業制造的產品或提供的服務品質，進而影響到公司企業的聲譽及整體的營業利潤；因此公司企業內部的任何一個員工如發現公司企業的現行制度或產品制程有任何缺失，均可提出相關的改進計劃，讓公司企業提供的產品或服務能盡可能地得到改進，令客戶完全滿意，使公司企業達到最大的利潤目標。
傳統上都是采用書面的方式提出企業改進計劃，也就是采用書面文件，以書面表格讓提案者填寫建議方案，并借由人工作分類和建檔工作及呈送給各個相關的項目主管及部門主管作簽核。
然而傳統企業改善項目計劃報核方法的缺點在于，其中的建議填寫、建檔、呈送、簽核過程以及日后的進度追蹤和查詢等工作，均需由人力處理相關的書面文件表格，因此頗為費時費力且效率較低；在呈送及簽核過程中往往受限于某一特定傳簽人員的處理程序，往往因此延誤了整個簽核過程。因此傳統專案處理程序不夠靈活。尤其針對項目簽核程序而言，項目申請人并無法隨時取得簽核人員的簽核進度通知，例如簽核人員是否收到所提出的提案以及簽核人員是否完成簽核程序等，致使項目申請人或簽核人員無法得知簽核規則及簽核程序。
因此，如何提供一種節省人力、時間及能夠實時進度通知的簽核系統，使項目相關人員均可掌握簽核程序，是目前需要解決的問題。
發明內容
為克服上述現有技術的缺點，本發明的主要目的在于提供一種電子化簽核系統，使用者可自行定義工作流程、規則及順序，借此提供靈活的設定功能，滿足不同的簽核流程的需求。
本發明的另一目的在于提供一種電子化簽核系統，提供使用者一種節省時間和人力、效率較高的簽核處理程序。
本發明的再一目的在于提供一種電子化簽核系統，提供實時的項目簽核監控處理，讓使用者監控項目的處理進度。
為達到上述目的，本發明提供一種電子化簽核系統，是通過網絡系統與多個終端裝置連接，令簽核人員通過該終端裝置登錄該電子化簽核系統并對提出的項目進行簽核程序，確認該項目的可行性，該簽核系統包括一流程設定處理模塊，供權限人員通過終端裝置設定簽核層級、簽核流程及簽核類型，并令該流程設定處理模塊將設定結果儲存在一設定數據庫中；一電子化流程運作模塊，供位于終端裝置的項目申請人通過網絡系統提出所需項目，并將提出的項目儲存在一申請數據庫中，令該電子化流程運作模塊根據儲存在該申請數據庫中的項目以及儲存在設定數據庫中的設定結果，供位于終端裝置的簽核人員進行簽核；一信息傳送模塊，在該電子流程運作模塊接收申請項目時，即通過該網絡系統傳送一項目信息，通知項目申請人及簽核人員的網絡郵件系統，供這些人員通過該終端裝置接收該項目的申請進度，并使位于終端裝置的簽核人員通過網絡系統，傳送簽核信息至項目申請人的網絡郵件系統，供該項目申請人通過終端裝置接收該項目的簽核狀況；以及一監控處理模塊，供位于終端裝置的權限人員通過網絡系統取得所有項目的處理狀態。
綜上所述，本發明的電子化簽核系統能夠自行定義工作流程、規則及順序，為使用者提供靈活的設定功能，滿足不同的簽核流程的需求；由于不再需要使用人工來傳送相關資料，因此它是一種節省時間和人力、效率較高的簽核處理程序；本發明中的監控處理模塊可為管理者提供實時的項目簽核監控處理，讓使用者監控項目的處理進度。
圖1是本發明的電子化簽核系統的系統架構方塊圖；圖2是本發明的電子化簽核系統的總運作流程圖；圖3是圖2的流程設定步驟的詳細流程圖；圖4是圖2的簽核處理步驟的詳細流程圖；圖5是本發明的電子化簽核系統的簽核層級設定的顯示畫面示意圖；圖6(A)是本發明的電子化簽核系統提供簽核流程設定處理的顯示畫面示意圖；圖6(B)是圖6(A)的簽核流程設定中設定簽核的能與否的顯示畫面示意圖；圖7(A)是本發明的電子化簽核系統提供簽核類型設定處理的顯示畫面示意圖；圖7(B)是圖7(A)的簽核類型設定中設定簽核層級的顯示畫面示意圖；圖8(A)本發明的電子化簽核系統提供項目申請處理的顯示畫面示意圖；圖8(B)是圖8(A)的項目申請中建立一筆新項目的顯示畫面示意圖；圖8(C)圖8(B)的新項目建立過程中設定簽核人員資料的顯示畫面示意圖；圖9是本發明的電子化簽核系統提供簽核程序通知的顯示畫面示意圖；圖10是本發明的電子化簽核系統提供職務代理人設定處理的顯示畫面示意圖；圖11(A)是本發明的電子化簽核系統提供瀏覽待簽核項目的顯示畫面示意圖；圖11(B)是對圖11(A)的待簽核項目進行簽核處理的顯示畫面示意圖；圖12是本發明的電子化簽核系統提供簽核結果通知處理的顯示畫面示意圖；圖13本發明的電子化簽核系統提供瀏覽待稽核項目的顯示畫面示意圖；以及圖14是本發明的電子化簽核系統提供瀏覽所有項目進度的顯示畫面示意圖。
具體實施例方式
實施例圖1是本發明的電子化簽核系統的系統架構方塊圖。本發明的電子化簽核系統1是通過網絡系統2，例如企業內部互聯網(Intranet)、公用的國際互聯網(Internet)或企業內部互聯網與國際互聯網的組合網絡系統(Intranet/Internet System)，進而與多個終端裝置3連接，令位于終端裝置3的簽核人員或稽核人員，通過該網絡系統2登錄該電子化簽核系統1，對已提出的項目進行簽核或稽核程序(說明見后)，以確認該項目的可行性。
本發明的電子化簽核系統1包括流程設定處理模塊10、設定數據庫100、電子化流程運作模塊11、申請數據庫110、簽核狀態數據庫120、代理管理模塊13、代理人數據庫130、信息傳送模塊14及監控處理模塊15。為簡化附圖及說明，此處的系統架構僅顯示與本發明有關的系統構件，其它無關的系統構件，例如人員基本數據庫等，并未顯示在附圖中。
該流程設定處理模塊10，用以供權限人員設定各簽核流程的規則，該系統1提供簽核處理程序前，需預先通過該流程設定處理模塊10設定簽核流程規則，該簽核流程規則包括簽核層級(Approval Level)資料101、簽核流程(WorkFlow Approval)資料102及簽核類型(Approval Type)設定資料103，該簽核層級資料101包括多個層級，且每個層級均對應出至少一位簽核成員；該簽核流程資料102包括多筆工作流程及與各工作流程對應的簽核(Approval)或稽核(Audit)程序，本系統1提供的工作流程包括建立項目(Create Project)、改變項目(Change Project)、修改項目計劃(Modify Project)、撤銷項目(Delete Project)及討論文件(IssueDocuments)，有些工作流程只需進行簽核程序，有些工作流程則均需進行簽核及稽核程序；該簽核類型設定資料103包括將上述各工作流程分類成多條不同的類型(Type)及與各類型對應的簽核層級(資料來自簽核層級資料101)。在資料設定完成后即儲存在設定數據庫100中。以上所述的權限人員是指系統管理人員，借由系統管理人員完成上述資料設定后，即可供使用者進行后續作業(例如項目申請、項目簽核或項目稽核等流程)。
該電子化流程運作模塊11，是根據該流程設定處理模塊10以及網絡系統2傳來的使用者請求進行一連串的運作，例如，項目申請人通過該終端裝置3登錄該系統1并提出項目建立請求時，即令該電子化流程運作模塊11通過該網絡系統2傳送一項目申請電子表格(未標)至項目申請人的終端裝置3上，供申請人輸入資料，且該電子化流程運作模塊11將完成輸入的項目申請電子表格上的資料，儲存在申請數據庫110。該申請數據庫110還儲存改變項目112、修改項目計劃113、撤銷項目114及討論文件115等資料，這是根據該電子化流程運作模塊11接收來自項目申請人傳來的輸入資料而定義的。
其中，項目申請人傳來的申請資料中還包括簽核人員，該簽核人員是參考自該流程設定處理模塊10的設定數據庫100中的簽核類型設定資料103。當申請資料儲存在申請數據庫110時，該電子化流程運作模塊11令該信息傳送模塊14取得該筆儲存的申請資料中的項目申請人及簽核人員或稽核人員，將該筆申請資料通過網絡系統2傳送至這些人員的電子郵件系統中(未標)，令項目申請人員得知他提出的項目已被系統1接收并即將進行簽核或稽核程序，另一方面令簽核人員或稽核人員取得需要進行簽核的項目。需說明的是，這些人員的電子郵件地址是本系統1讀取人員基本數據庫(未標)中儲存的基本資料，由于電子郵件系統是一般網絡系統上的基本構件之一，也是為人們熟知的系統，因此以下不對其功能及內部架構作進一步說明。
借由本發明的電子化簽核系統1，使一項目所對應的多位簽核人員可分別地進行項目簽核程序，不需受限于某一特定簽核人員的處理程序而延誤了整個簽核動作，比傳統項目處理程序更為靈活且效率較高。
另一方面，當項目簽核人員接收到由電子郵件系統傳來的簽核通知后，通過終端裝置3登錄該系統1并提出項目簽核請求(至少包括項目名稱或項目案號)時，即令該電子化流程運作模塊11通過該網絡系統2傳送一對應該簽核請求的項目簽核電子表格(未標)至項目簽核人員的終端裝置3上，供簽核人員輸入簽核確認資料，且該電子化流程運作模塊11將完成簽核確認的項目簽核電子表格上的資料，儲存在簽核狀態數據庫120。
當簽核資料儲存在簽核狀態數據庫120時，該電子化流程運作模塊11令該信息傳送模塊14取得該筆儲存的簽核資料中的項目申請人及簽核人員，將該筆簽核資料通過網絡系統2傳送至這些人員的電子郵件系統中(未標)，令項目申請人員得知其提出的項目已被簽核人員簽核；另一方面，令該位進行簽核程序的簽核人員得知其簽核的項目已被系統1接收。
該代理管理模塊13是用以供登錄該電子簽核系統1的使用者設定其職務代理人。當使用者通過該終端裝置3登錄該系統1并提出職務代理人設定請求時，即令該代理管理模塊13通過該網絡系統2傳送一職務代理人設定電子表格(未標)至使用者的終端裝置3上，供使用者輸入資料，且該代理管理模塊13將完成設定的職務代理人設定電子表格上的資料，儲存在代理人數據庫130，其中，該使用者一般是指出請假而不在公司的人員，其輸入的資料至少包括其職務代理人、請假時間等資料。如此，當該電子化流程運作模塊11對一提出的項目資料進行簽核或稽核時，即根據該項目資料中的項目申請人、簽核人員或稽核人員自該代理人數據庫130讀取其是否在簽核時間內設定職務代理人，若設定職務代理人時，則令該信息傳送模塊14將此項目資料通過網絡系統2傳至這些職務代理人的電子郵件系統中。因此，盡管項目申請人、簽核人員或稽核人員因事而無法進行簽核或稽核程序，通過本發明的電子化簽核系統1可有效解決因某一特定簽核人員的處理動作而延誤簽核程序的問題。
該監控處理模塊15是用以供登錄該電子簽核系統1的使用者瀏覽所有項目的簽核或稽核程序。
圖2所示是本發明的電子化簽核系統的總運作流程圖。如圖所示，首先進行步驟S1，令該電子化簽核系統1進行流程設定，也就是令系統管理人員通過終端裝置登錄該系統1設定各流程的規則，令該系統1根據該規則進行簽核程序，接著進至步驟S2。
在步驟S2中，令該電子化簽核系統1進行簽核處理，也就是電子化簽核系統1接收項目申請請求后，該系統1通過網絡系統2并根據項目資料中的簽核人員分別發送電子簽核通知郵件，令接收通知信的簽核人員進行簽核處理，且位于終端裝置3的簽核人員通過網絡系統2將簽核資料傳回該電子化簽核系統1中，接著進至步驟S3。
在步驟S3中，令該電子化簽核系統1進行監控處理，也就是在電子化簽核系統1接收項目瀏覽請求后，該系統1通過網絡系統2將所有的項目資料傳送至提出請求的使用者的終端裝置3上，供使用者取得所有項目資料的簽核狀況。
圖3所示是圖2的步驟S1的詳細流程圖。如圖所示，首先進行步驟S10，令該電子化簽核系統1進行簽核層級設定，也就是令系統管理人員通過終端裝置3登錄該系統1，設定流程層級及對每個流程層級設定至少一位簽核成員，系統管理人員根據需求對系統1的流程層級進行增加、刪除以及修改，同時對每個流程層級指定相應的簽核人員，接著進至步驟S11。
在步驟S11中，令該電子化簽核系統1進行簽核流程設定，也就是令系統管理人員通過終端裝置登錄該系統1，分別對現有的所有電子化流程進行設定，設定是否需要簽核、是否需要稽核，此兩項設定即決定了流程的生效過程，接著進至步驟S12。
在步驟S12中，令該電子化簽核系統1進行簽核類型設定，也就是令系統管理人員通過終端裝置登錄該系統1，將工作流程分類成多筆不同類型(Type)及與各類型對應的簽核層級，由于各工作流程增加多個子類型，并對各子類型選定不同的簽核層級，以實現不同的簽核過程。
圖4所示是圖2的步驟S2的詳細流程圖。請同時參閱圖1及圖4，如圖所示，首先進行步驟S20，項目申請人通過該終端裝置3登錄該電子化簽核系統1并提出項目建立請求時，即令該電子化流程運作模塊11通過該網絡系統2，傳送一項目申請電子表格(未標)至項目申請人的終端裝置3上，供申請人輸入資料，接著進至步驟S21。
在步驟S21中，令項目申請人判斷該輸入資料的項目申請電子表格是否需要進行簽核處理，若需要則進至步驟S22；反之則進至步驟S30。
在步驟S22中，該項目申請電子表格中具有一令項目申請人選擇輸入的簽核流程的選項，以輸入該項目申請的類型及此類型所需要的簽核人員，接著進至步驟S23。每個項目申請時，是根據圖3的步驟S12的簽核類型設定，來判定該申請項目所對應的簽核層級，借此令項目申請人根據該電子化簽核系統1設定的簽核層級，來指定所需要的簽核人員，如后續將提出說明的圖8(C)所示的設定方式。
在步驟S23中，位于終端裝置3的項目申請人確認輸入完畢后，即點選該項目申請電子表格的提交功能輸入鍵，使終端裝置3通過網絡系統2將該輸入的項目申請資料傳送至電子化簽核系統1中，令電子化流程運作模塊11將項目申請人輸入的項目申請資料儲存在申請數據庫110中，接著進行步驟S24。
在步驟S24中，該電子化流程運作模塊11自該申請數據庫110中讀取未經簽核的項目資料，取得該項目資料的簽核人員，且根據該取得的簽核人員，自該代理人數據庫130中取得與該簽核人員對應的職務代理人，接著進至步驟S25。
在步驟S25中，該電子化流程運作模塊11取得簽核人員及其職務代理人資料后，即令信息傳送模塊14將該項目資料通過網絡系統2傳送至該簽核人員及職務代理人的電子郵件系統1，使這些人員取得簽核信息以令其進行簽核程序，接著進至步驟S26。
在步驟S26中，該電子化流程運作模塊11取得項目資料的申請人資料，并令該信息傳送模塊14將項目資料通過網絡系統2傳送至該申請人的電子郵件系統，令申請人得知該項目資料已傳送至電子化簽核系統1中并進行簽核處理中，接著進至步驟S27。
在步驟S27中，令該電子化簽核系統1判斷是否接收來自網絡系統2傳來的簽核通過請求(該請求中也包括簽核人員資料)，若已接收到這些資料，則進至步驟S28；反之，若接收到的簽核不通過，則結束電子化簽核處理，即表示該項目無法生效。
在步驟S28中，該電子化簽核系統1令電子化流程運作模塊11自該簽核數據庫120中取得簽核狀態資料，判斷該項目需進行簽核處理的簽核人員是否均已簽核完畢，若是則進至步驟S30；反之，則進至步驟S29。
在步驟S29中，該電子化流程運作模塊11根據該簽核數據庫120儲存的簽核狀態資料，判斷出未進行簽核程序的簽核人員，接著返回該步驟S25。
在步驟S30中，當該電子化流程運作模塊11判斷申請項目所對應的簽核人員均完成簽核后，即令流程設定處理模塊10自設定數據庫100中取出簽核流程資料，判定該通過簽核的項目是否需要進行稽核處理，若需要則進至步驟S31；反之則進至步驟S34。
在步驟S31中，該電子化流程運作模塊11自該設定數據庫100中讀取項目類型及此類型所需要的稽核人員，并令信息傳送模塊14將該項目資料通過網絡系統2傳送至該稽核人員的電子郵件系統，使稽核人員取得稽核信息以令其進行稽核程序，接著進至步驟S32。
在步驟S32中，該電子化流程運作模塊11取得項目資料的申請人資料，并令該信息傳送模塊14將項目資料通過網絡系統2傳送至該申請人的電子郵件系統，令申請人得知該項目資料已通過簽核程序并且進行稽核處理，接著進至步驟S33。
在步驟S33中，令該電子化簽核系統1判斷是否接收來自網絡系統2傳來的稽核通過請求，若有接收則進至步驟S34；反之，若接收到稽核不通過，則結束電子化簽核處理，即表示該項目無法生效。
在步驟S34中，該電子化流程運作模塊11將該項目資料設定為生效，并令該信息傳送模塊14將項目資料通過網絡系統2傳送至該申請人的電子郵件系統，令申請人得知該項目資料為生效狀態。
圖5所示是本發明的電子化簽核系統提供簽核層級設定的顯示畫面示意圖。如圖所示，該顯示畫面4是執行圖3的步驟S10的簽核層級設定時所提供的網頁運作畫面，供使用者(例如系統管理員)進行簽核層級設定。當使用者點選該簽核層級設定功能鍵40時，在該顯示畫面4中顯示記錄表41，該記錄表41具有多條層級設定，且每一層級均具有對應的層級成員，使用者可根據需求點選顯示畫面4下方提供的新增記錄功能鍵42、編輯記錄功能鍵43、刪除記錄功能鍵44、成員設定功能鍵45及離開功能鍵46，設定所需的層級及該層級的人員，供后續的簽核流程設定及簽核類型設定。
圖6(A)所示是本發明的電子化簽核系統的簽核流程設定的顯示畫面示意圖。如圖所示，該顯示畫面5是執行圖3的步驟S11的簽核流程設定時所提供的網頁運作畫面，供使用者(例如系統管理員)進行簽核流程設定。當使用者點選該簽核流程設定功能鍵50時，則在該顯示畫面5中顯示記錄表51，該記錄表51具有多筆流程設定，本實施例流程設定包括建立項目、改變項目、修改項目計劃、撤銷項目及討論文件五項流程(并非僅限定于五項流程，應視實施形態而定)，且每一流程均具有對應的簽核設定，包括電子流程設定(也就是一般的簽核流程)及稽核流程設定，這兩項設定用以配置流程的生效過程。使用者可根據需求點選顯示畫面5下方提供的新增記錄功能鍵52、記錄設定功能鍵53及離開功能鍵54，設定所需的流程及該流程的生效程序。其中，若使用者在記錄表51中選擇一項記錄，例如修改項目計劃，并點選該記錄設定功能鍵53則顯示如圖6(B)的顯示畫面5′，該顯示畫面5′提供兩個勾選項(50′、51′)，第一勾選項50′即供使用者設定如圖6(A)的記錄表51中的電子流程旗標，而第二勾選項51′即供使用者設定如圖6(A)的記錄表51中的稽核旗標，若該兩項勾選項(50′、51′)均被選中時(即出顯打勾畫面)，并在點選儲存功能鍵52′后，則表示該修改項目計劃的電子流程旗標及稽核旗標均設為″YES″，故在后續處理中的修改項目計劃均需進行簽核及稽核兩項程序。
圖7(A)所示是本發明的電子化簽核系統的簽核類型設定的顯示畫面示意圖。如圖所示，該顯示畫面6是執行圖3的步驟S12的簽核類型設定時所提供的網頁運作畫面，供使用者(例如系統管理員)進行簽核類型設定。當使用者點選該簽核類型設定功能鍵60時，則在該顯示畫面6中顯示記錄表61，該記錄表61具有多筆流程設定，該流程設定是根據圖6(A)的流程設定而細分出來的子類配置，如此使本發明的電子化簽核系統1，令使用者根據各自的作業流程需求選定各個子類及簽核級別，以實現不同的簽核過程。使用者可根據需求點選顯示畫面6下方所提供的新增記錄功能鍵62、編輯記錄功能鍵63、刪除記錄功能鍵64及離開功能鍵65，設定所需的簽核子類及該子類的簽核層級。其中，若使用者在記錄表61中選擇一項記錄，例如修改項目計劃，并點選該編輯記錄功能鍵63，則顯示如圖7(B)的顯示畫面6′，該顯示畫面6′提供層級表60′、新增功能鍵61′及刪除功能鍵62′，使用者可根據需求點選新增功能鍵61′及刪除功能鍵62′以設定所需的簽核層級。
故圖5、圖6(A)、圖6(B)、圖7(A)及圖7(B)是本發明的電子化簽核系統1的流程設定處理模塊10提供的顯示畫面，用以提供一種流程配置管理功能，以預先對各流程設定規則，如此，使各電子化流程將按照設定的規則，便于使用者后續的相關處理(即申請、簽核及稽核)。
接著，圖8(A)所示是本發明的電子化簽核系統的項目申請的顯示畫面示意圖。如圖所示，該顯示畫面7是執行圖4的步驟S20的建立項目處理時提供的網頁運作畫面，供使用者(例如項目申請人)進行項目申請。當使用者點選該建立項目功能鍵70時，在該顯示畫面7中顯示記錄表71，該記錄表71具有多筆項目，此處所列的兩筆項目是先前已提出的。使用者可根據需求點選顯示畫面7下方提供的新增記錄功能鍵72、編輯記錄功能鍵73、刪除記錄功能鍵74及離開功能鍵75，以設定所需的項目。其中，若使用者點選該新增記錄功能鍵72則顯示如圖8(B)的顯示畫面7′，該顯示畫面7′具有項目資料輸入部分70′及申請資料輸入部分71′，分別用以供使用者輸入項目的基本資料及簽核資料，且使用者可根據需求點選該顯示畫面7′下列的儲存功能鍵73′、提交功能鍵74′及離開功能鍵75′，以決定是否將輸入的項目資料提交給系統1。再有，使用者可在該顯示畫面7′的申請資料輸入部分71′中點選選擇功能鍵72′，則顯示如圖8(C)的顯示畫面7″，該顯示畫面7″用以供使用者選擇所需的簽核人員，其提供簽核類型選擇輸入列70″以及簽核層級表71″，供使用者選擇所需的簽核類型、簽核層級及該層級的簽核人員，且使用者可根據輸入結果點選顯示畫面7″下方提供的確認功能鍵72″或取消功能鍵73″。
若使用者對顯示畫面7′提供的輸入框完成輸入并點選該提交功能鍵74′后，使該電子化簽核系統1在申請數據庫110中儲存一筆建立項目111，同時，通過網絡系統2并根據該項目資料對應的簽核人員發送一封電子郵件，如圖9所示，通知這些簽核人員需進行簽核程序。
接著，圖10所示是本發明的電子化簽核系統執行職務代理人設定處理的顯示畫面示意圖。如圖所示，該顯示畫面8是由代理管理模塊13提供的網頁運作畫面，供使用者(例如項目申請人或簽核人員)設定其職務代理人，供使用者選擇職務代理人并指定代理的有效時段，以便實現代理人協助簽核的功能。當本發明的電子化簽核系統1接收到來自該網絡系統2傳來的職務代理人設定請求時，則令該代理管理模塊13提供該顯示畫面8供使用者設定或瀏覽，該顯示畫面8顯示一記錄表80，該記錄表80根據輸入的日期顯示滿足該日期的代理人資料，此處所列的一筆代理人資料是先前已設定的。使用者可根據需求點選顯示畫面8下方提供的新增功能鍵81、編輯功能鍵82、刪除功能鍵83及離開功能鍵84，設定所需的代理人資料。
當簽核人員通過終端裝置3接收到來自網絡系統2傳來的如圖9所示的項目簽核通知信時，即可登錄本發明的電子化簽核系統1并提出簽核請求，令該電子化流程運作模塊11自簽核狀態數據庫120取出該未完成簽核程序的項目，如圖11(A)所示，該顯示畫面9是由該電子化流程運作模塊11提供的網頁運作畫面，供使用者(例如簽核人員)瀏覽并進行簽核，該顯示畫面9中顯示未完成簽核程序的項目記錄表90，該記錄表90的History數據字段91，顯示該項目所對應的其它簽核人員，其中，若任一簽核人員已完成簽核則在簽核人員名稱右方顯示Approve的字樣。簽核人員可根據需求點選顯示畫面9下方提供的提交功能鍵92、詳細功能鍵93及離開功能鍵94，以完成所需的簽核處理。
若簽核人員點選該顯示畫面9的詳細功能鍵93，則顯示如圖11(B)所示的顯示畫面9′，供簽核人員根據該項目資料顯示表90′提供的詳細信息決定是否通過簽核，并在該確認鈕91′上進行勾選，最后，使用者可根據需求點選顯示畫面9′下方提供的提交功能鍵92′、上一筆功能鍵93′、下一筆功能鍵94′及離開功能鍵95′，以決定是否確認簽核程序。
接著，圖12所示本發明的電子化簽核系統提供簽核結果通知處理的顯示畫面示意圖。如圖所示，若本發明的電子化簽核系統1通過該網絡系統2接收到簽核通過請求時，將令該信息傳送模塊14傳送如圖12所示的顯示畫面10，并以電子郵件方式傳至項目申請人的電子郵件系統，使項目申請人得知其所提交的項目已完成簽核程序。
另一方面，由于部分項目需通過簽核程序以及稽核程序方可生效，故這種項目即需通過簽核程序后方可進行稽核程序，而稽核程序是由企業公司內的特定高層主管進行的。圖13所示的顯示畫面11，即是進行稽核程序的網頁畫面。由于該顯示畫面11的功能鍵(110、111及112)執行的功能分別相同于圖11(A)所示的顯示畫面90的功能鍵(92、93及94)，故在此不再重復說明。
接著，圖14所示是本發明的電子化簽核系統的所有項目進度的顯示畫面示意圖。如圖所示，若本發明的電子化簽核系統1通過該網絡系統2接收到瀏覽請求時，將令該監控處理模塊15傳送如圖14所示的顯示畫面12，使位于終端裝置3的提出瀏覽請求者接收該顯示畫面，并且通過該顯示畫面12所提供的功能鍵(120、121及122)進行這些項目的操控處理。由于這些功能鍵(120、121及122)所執行的功能分別同于圖11(A)所示的顯示畫面90的功能鍵(92、93及94)，故在此不再重復說明。
綜上所述，通過本發明的電子簽核系統提供使用者靈活的簽核配置管理，能夠滿足不同的簽核流程需求。因此，可令簽核系統實現簽核層級及層級人員的統一管理，且令系統實現各個流程的分別管理，也就是，根據需求定義工作流程的類型(子類)以及各子類的簽核規則及簽核順序。
權利要求
1.一種電子化簽核系統，通過網絡系統與多個終端裝置連接，令簽核人員通過該終端裝置登錄該電子化簽核系統，并對提出的項目進行簽核程序，以確認該項目的可行性，其特征在于，該簽核系統包括一流程設定處理模塊，供權限人員通過終端裝置設定簽核層級、簽核流程及簽核類型，并令該流程設定處理模塊將設定結果儲存在一設定數據庫中；一電子化流程運作模塊，供位于終端裝置的項目申請人通過網絡系統提出所需項目，并將提出的項目儲存在一申請數據庫中，令該電子化流程運作模塊根據儲存在該申請數據庫中的項目以及儲存在設定數據庫中的設定結果，供位于終端裝置的簽核人員進行簽核；一信息傳送模塊，在該電子流程運作模塊接收申請項目時，即通過該網絡系統傳送一項目信息，通知項目申請人及簽核人員的網絡郵件系統，供這些人員通過該終端裝置接收該項目的申請進度，并使位于終端裝置的簽核人員通過網絡系統，傳送簽核信息至項目申請人的網絡郵件系統，供該項目申請人通過終端裝置接收該項目的簽核狀況；以及一監控處理模塊，供位于終端裝置的權限人員通過網絡系統取得所有項目的處理狀態。
2.如權利要求1所述的電子化簽核系統，其特征在于，該簽核層級的設定是根據項目層級設定所需的簽核人員。
3.如權利要求2所述的電子化簽核系統，其特征在于，該簽核層級的設定還包括設定所需的稽核人員，用以判定通過簽核的項目的可行性。
4.如權利要求1所述的電子化簽核系統，其特征在于，該簽核流程是指建立項目、改變項目、修改項目計劃、撤銷項目以及討論文件中的任一種流程的設定。
5.如權利要求4所述的電子化簽核系統，其特征在于，該簽核流程的設定是指是否將提出的項目供該電子化流程運作模塊進行運作以及可行性評估。
6.如權利要求5所述的電子化簽核系統，其特征在于，該電子化流程運作模塊進行的運作是指簽核處理程序。
7.如權利要求1所述的電子化簽核系統，其特征在于，項目申請人通過該終端裝置令該電子化流程運作模塊提供一建立項目申請表，在該項目申請表中填入項目資料、并填入該項目所需的簽核人員，以令該電子化流程運作模塊根據填入的簽核人員進行簽核處理。
8.如權利要求7所述的電子化簽核系統，其特征在于，該簽核人員是屬于該簽核層級所設定的。
9.如權利要求1所述的電子化簽核系統，其特征在于，該電子化簽核系統還具有一代理管理模塊，供使用者通過該終端裝置設定其職務代理人的資料，并令該代理管理模塊將設定結果儲存在一代理人數據庫中，借此實現代理人協助簽核的功能。
10.如權利要求9所述的電子化簽核系統，其特征在于，當該電子化流程運作模塊將儲存在該申請數據庫中的項目，給位于終端裝置的簽核人員進行簽核時，該簽核人員以及其職務代理人其中任一人進行簽核程序即可。
全文摘要
一種電子化簽核系統是通過網絡系統與多個終端裝置連接，令簽核人員通過該終端裝置登錄該電子化簽核系統，并對提出的項目進行簽核程序，確認該項目的可行性；該簽核系統包括設定簽核層級等的流程設定處理模塊、供項目申請人提出所需項目的電子化流程運作模塊、用于相關人員和各模塊之間傳遞相關資料的信息傳送模塊以及一用以供權限人員通過該終端裝置取得所有項目的處理狀態的監控處理模塊；該電子化簽核系統可自行定義工作流程、規則及順序，節省時間和人力、提高效率，讓使用者隨時監控項目的處理進度，滿足不同的簽核流程的需求。
文檔編號G06F9/06GK1553389SQ0313656
公開日2004年12月8日 申請日期2003年5月27日 優先權日2003年5月27日
發明者張曉旻, 林光信, 張曉 申請人:英業達股份有限公司